קיבל עבודה? כזה שכולל מחשב, חיבור לאינטרנט ושולחן כתיבה?
אז כנראה שאתה הולך לכתוב דוא"ל בשווי רומן השנה - תוך כדי התמודדות עם כמאה אימיילים ביום.
אני חושב שכולנו יכולים להסכים: עומס יתר באימייל מגיע למגרש חום. (ולא חום טוב, כמו דיסקו או פעמון פרה. חום רע. כמו טיפוס הבטן).
כמו רוב האנשים, ביליתי זמן לא מבוטל במחשבה כיצד לארגן דוא"ל, לתעדף דוא"ל ולהגיב לדוא"ל מהר יותר. אך לאחרונה שקלתי שאלה מעניינת יותר: כיצד אוכל "לאמן" אנשים (בעדינות ובאהבה, כמובן) לשלוח לי פחות מיילים מלכתחילה?
להלן שלוש הטכניקות האהובות עלי.
האם הם מושגים מהפכניים? לא באמת. האם מדובר בתזכורות שפויות, הגיוניות? אני חושב כך. ואם אתה מסכים, אני מקווה שתשלח אלי דוא"ל ותגיד לי הכל על זה. (סתם צוחק. לגמרי.)
1. אל תענה על כל אימייל מייד (או בכלל)
זה אולי נשמע לא אינטואיטיבי, אבל כשאתה באמת מתחפר בזה, הרבה "דוא"ל דחוף" נוטים לפתור את עצמם ללא עזרתך.
במקרה העניין: בערך פעם ביום, אני אקבל דוא"ל תזזיתי מלקוח חביב, עמית או לקוח שאומר משהו כמו:
"אלכס! עזרה! אני מנסה לעשות _________ אבל אני לא זוכר מה אמרת לי לעשות בעניין _________. אתה יכול להזכיר לי שוב? "
בערך 90% מהזמן, אם אני מחכה שעה או שעתיים ולא עושה כלום, אותו אדם כותב בחזרה ואומר:
"אלכס! הידד! הבנתי את זה. טעות שלי. לא משנה!"
על ידי בחירתך לא להגיב באופן מיידי, אתה "מאמן" אנשים להיות יותר סומכים על עצמך - תוך כדי יצירת ציפיות שפויות ומציאותיות לגבי המהירות שתוכל להשיב.
כמובן, השתמש כאן בשכל הישר. אם אתה עובד בשרות שירות לקוחות - ורכיב מרכזי בתפקידך הוא להגיב מייד לאנשים הזקוקים לעזרתך - ברור שההגדרה שלך "מי צריך את העזרה שלי" תהיה שונה משל מישהו אחר.
אבל לא משנה איזה סוג של עבודה יש לכם, תוכלו לנסות את הצעד הבא.
2. צור משיב אוטומטי עם תשובות מועילות לשאלות נפוצות
ערוך רשימה של שאלות נפוצות שאנשים שולחים אליך בדוא"ל, יום אחר יום. לאחר מכן, הכנס את תשובותיך למשיב אוטומטי שנותן לאנשים בדיוק את מה שהם צריכים.
זה יעיל מאוד, ושוב, זה מעביר מסר עדין שאתה מעריך אנשים שמוכנים לעזור לעצמם.
להלן דוגמא פשוטה:
שלום!
תודה רבה על הכתיבה.
אם אתה קורא את המילים האלה, פירושו של דבר שאני עמוק בפרויקט גדול ומרגש - ולא אבדוק את הדוא"ל שלי במשך מספר שעות.
אבל בזכות הקסם שבדוא"ל, אני עדיין יכול לעזור לך לצאת עכשיו.
אם אתה שולח דוא"ל לקביעת פגישה:
אנא השתמש בכלי התזמון המקוון שלי, כאן. זו הדרך הטובה ביותר לנעול את הזמן.
אם אתה שולח דוא"ל לקבלת עדכון סטטוס ב- Project XYZ:
אנא עיין בציר הזמן המעודכן כאן.
אם יש לך שאלה מאוד רגישה בזמן:
אנא צלצל לתא שלי ב- ### - ### - ####. או לטייל לשולחן שלי בקומה השלישית. אני אהיה בסביבה.
3. השב בהצהרות, אין יותר שאלות
אם אתה מסיים את הדוא"ל שלך עם שאלות פתוחות כמו אלה:
"באיזו שעה אתה חושב שצריך לאכול ארוחת צהריים?"
"אתה זוכר כיצד לעדכן את האתר, או שאתה זקוק לעזרה?"
"איך אתה חושב שעלינו להמשיך מכאן?"
השאלות שלך יפיקו רק יותר מיילים, עם עוד יותר שאלות, שידרשו את המשך המחשבה והקשב שלך.
אז במקום שאלה פתוחה, נסה לסיים את הדוא"ל שלך בהצהרה ברורה, כמו:
"בוא נאכל ארוחת צהריים בשעה 12:30. נתראה בקפה לונה. "
"כשאתה מוכן לעדכן את האתר, הנה הדרכה של וורדפרס וקישור להנחיות המיתוג של החברה שלנו. אני כאן אם אתה זקוק לעזרה נוספת. "
"בוא נתחבר מחדש בעוד שבוע. אתקשר אליך בשעה 10 בבוקר ביום שני הבא. "
אם מה שאתה מציע לא עובד למקבלים שלך, ובכן, הם יידעו אותך! אבל לרוב, הם יהיו אסירי תודה על הדיוק שלך. אתה מבטל עבודתם הרגלית הנפשית עבורם - שלא לדבר על מחרוזת ארוכה של גיבוי פנים ומיותר.
לסיכום הכל?
אם אתה רוצה לאמן אנשים לשלוח לך פחות (ויותר ויותר) דוא"ל: דגם את ההתנהגות שאתה רוצה לראות בעולם.
אם אתה נוהג לשלוח דוא"ל לחברים ועמיתים לבקש עצות לגבי דברים שאתה יכול כנראה רק לגוגל, אז סביר להניח שאחרים יעשו לך את אותו הדבר.
אם אתה כותב מיילים ארוכים, מקושטים, פאזלים, ואז תקבל תגובות שהן מיסטיות לא פחות.
אבל, אם אתה מהורהר ותומך, תעלה את הרף עבור כל מי שבמעגלך - תלמד לאחרים בדיוק כיצד אתה רוצה שתטופל.
אז, תהיה מורה ברור ועקבי. תיבת הדואר הנכנס שלך (ונפש) תודה לך.
