יותר מדי לקוחות מגיעים אלי בשלב "אני כבר לא יכול לקחת את זה" בקריירה שלהם.
קח למשל את טרישיה, שהגיעה אלי מיואשת מהתפקיד שלה וחוסר היכולת שלה לנהל את זה. היא עבדה שעות ארוכות - רובן בילו בישיבה בישיבות והתמודדות עם מאות מיילים - ואז מיהרה ברגע האחרון לסיים קמפיינים שיווקיים, שנראו תמיד הופכים למקדחות אש.
המנטליות "תמיד דולקת" הגיעה אליה. והיא הייתה מוכנה להיגמל.
מיד ראיתי שטרישיה חסרה את מיומנות התפקיד החיונית ביותר שלדעתי לכל עובד צריך: קביעת עדיפות וניהול. כלומר, היכולת לזהות בבירור את סדר העדיפויות החשוב ביותר ולמקד את הרוב המכריע של האנרגיה והזמן שלך בדברים האלה.
למרבה הצער, אף על פי שלעתים קרובות אנו מדברים על ניהול זמן ופרודוקטיביות במשרד, אומנות העדיפות בדרך כלל הולכת לאיבוד. כתוצאה מכך אנשים רבים בסופו של דבר כמו טרישיה: תשושים, מתוסכלים ושחוקים.
אם אתם חשים המומים משעות מופרזות ועוברים כל העת למוסיקה, הנה כמה סימנים מוכיחים שאולי תצטרכו לנהל טוב יותר את סדר העדיפויות שלכם - וכמה דרכים קלות לחזור למסלול.
שלט מס '1: אתה מאמין שהכל חשוב
אם אתה מסתכל על רשימת המטלות שלך ורואה שהכל חשוב באותה מידה, קל להציף את נפח המשימות שלך ולא את האיכות. מהעבודה שלך. אך קחו בחשבון זאת: עקרון פארטו מציע ש -20% מהמשימות שלכם מניבות 80% מהתוצאות שלכם - וזה אומר שחלק קטן מהעבודה היומית שלכם ראוי לרוב תשומת הלב.
במקרה של טרישה, היא קיבלה כל הזמנה לפגישה שקיבלה. אבל זה לא אומר שהפגישות היו שוות את זמנה ולא עזרו לה להשיג את אחת המטרות העיקריות שלה.
הפיתרון: התברר על היעדים והיעדים שלך
עבוד עם המנהל שלך בכדי לקבל מושג ברור ככל האפשר כיצד להעריך את הביצועים שלך (למשל, האם אתה ייבדק על סמך סכום הדולר שהבאת או רמת שביעות הרצון של הלקוחות שלך?). ברגע שיש לך טוב יותר להתמודד עם התוצרים שלך, אתה יכול לחלק אותם למטרות שבועיות.
לדוגמה, אם המטרה הסופית שלך היא לייצר הכנסות חדשות, המיקוד העיקרי שלך צריך להיות במעקב אחר הלידים שהשגת בתערוכה ובבניית מערכות יחסים עם לקוחות פוטנציאליים - לא לבזבז שעות בכל שבוע בתכנון התערוכה הבאה.
כשאתה מקבל החלטות לגבי עבודה לאורך כל יום, שאל את עצמך, "איך זה יתקרב אל המטרות שלי?" אם זה לא, הניח אותו הלאה והמשיך הלאה.
סימן מס '2: אתה נצרך על ידי פעילות במקום הישגים
האם התחלת אי פעם ברשימה בתחילת היום, הרגשת עסוקה כל היום, אבל השארת הרגשה כאילו לא עשית שום דבר? מתסכל, נכון? טרישיה בהחלט הייתה עסוקה, אבל היא לא הצליחה להשיג הרבה.
במציאות, כנראה שביצעתם הרבה דברים בעלי עדיפות נמוכה - כמו לחיצה על מיילים לא חשובים, ישיבה דרך פגישות לא יעילות או ביצוע משימות קטנות שלא מביאות את העבודה החשובה שלכם קדימה. אולי בילית את היום בפרויקטים כדי לעזור לבוס שלך או לעבודה לעבודה, אבל לא לעשות את העבודה שלך בעצמך.
הפיתרון: צרו תוכנית יומית והיצמדו אליה
צור תוכנית יומית שתתחיל בתזמון העבודה החשובה ביותר שלך. פעילויות עדיפות אלה זוכות לראשונה בלוח השנה שלך, לפני שאתה בכלל חושב לעשות משהו אחר.
סביר להניח שתשלים משימות מסוימות כשאתה מבצע התחייבות לתאריך ושעה ספציפיים אליהם. אם דוא"ל הוא הסחה מתמדת, כבה אותו ורק בדוק אותו בשתיים או שלוש פעמים ספציפיות בכל יום. (כשאתה מתבצר בעבודה ומוסח את דעתך על ידי קריאת דוא"ל לוקח 64 שניות שלמות עד שהמיקוד שלך יתאושש. חשוב על זה: אתה מפסיד יותר מדקה של זמן יקר עבור כל דוא"ל שאתה קורא במהלך באמצע העבודה החשובה!)
סימן מס '3: כשמגיעים לעבודה החשובה, אתה מוסח
אתה שומע את ה"דינג "המתמשך של הודעות דוא"ל, טקסטים והודעות מיידיות ומרגיש שאתה נאלץ להציץ. אתה כל הזמן מוסח על ידי קריאת הסירנות של המדיה החברתית. דחיינות מונעת ממך להתחיל והפרפקציוניזם מונע ממך לסיים. ואתה חושב בטעות שעל ידי ריבוי משימות אתה עושה יותר באותו פרק זמן. נשמע מוכר?
ריבוי משימות במידה מסוימת הוא בלתי נמנע, אך זכרו: גם אם אתם מצליחים לצמצם את העבודה שלכם למשימות החשובות ביותר, לא תוכלו להתקדם אם לא תוכלו להתמקד מספיק זמן כדי לסיים אותן.
הפיתרון: פיתוח היכולת להתמקד
ברגע שברור לכם מהעבודה העדיפה שצריך לבצע, למדו כיצד להתמקד - ולהישאר - ממוקדים במשימות הללו. נסה את האסטרטגיות הבאות:
1. נתח את העבודה שלך: השתמש בטכניקת Pomodoro כדי לתזמן משבצות זמן של 25 דקות לעבודה על משימות עדיפות. אל תסתכל למעלה עד שתגיע הזמן, ואז קח הפסקה קצרה. חזור על ארבע פעמים ואז קח הפסקה ארוכה יותר.
2. אצווה את עבודתך: קבץ משימות דומות יחד בתוך חסימות זמן בלוח השנה שלך, כך שתוכל להתמקד בדבר אחד ולבצע את זה. פעילויות כמו עיבוד דוא"ל, החזרת שיחות טלפון או בדיקת מסמכים ניתן לקבץ יחד ולעשות אותן באצוות.
3. הפסק משימות מרובות: בסופו של דבר, כל משימה תארך זמן רב יותר - ותתפשר על איכות העבודה שלך לאתחול.
כשאתה עובר את היום, בצע בדיקות מציאות תכופות: עצור כל שעה ושאל את עצמך במהירות: האם השעה האחרונה תרמה למטרות החשובות ביותר שלי? אם לא, נדר לשפר את 60 הדקות הבאות ולהתחיל שוב. אם תבצע בדיקת מציאות בכל שעה, לעולם לא תתן ליום שלם להתרחק ממך.
לבסוף, עקוב אחר ההצלחה שלך. סיים כל יום עם סקירה של מה שהשגת ואיך זה הוביל אותך לעבר התוצרים החיוניים ביותר שלך. זה מקל על האפשרות לדברים האחרים - הלא חיוניים - ללכת.
כשתהיה מוכן להשתלט על חיי העבודה שלך, זכור שלא מדובר בניהול זמן או בפריון. העניין הוא לא לסיים את הכל - זה לבצע את העבודה החשובה ביותר. אני רוצה לזכור את עצתו של בריאן טרייסי: "זה לא הזמן שאתה מבלה בעבודה בסך הכל, אלא פרק הזמן שאתה מקדיש לעבודה במשימות בעדיפות גבוהה."
