עבור רובנו תיבת הדואר הנכנס שלנו היא האויב - חור שחור ללא תחתית של כאב, ייאוש ותלושי מכירות שלעולם לא נוכל לזחול מהם.
ובעוד שתוכלו לנסות לבצע קבצים אוטומטיים ולבטל את הרישום לבכם, ישנם רק כמה הודעות אימייל שלא תוכלו להימנע מהן. אתה לא תוכל לעצור את החברה שלך מלשלוח אליך את כל הדוחות הקבוצתיים האלה או למנוע מהפרסומאי המעצבן הזה להצחיק את ההודעה לעיתונות לאחר הודעה לעיתונות שלך.
אבל יש סוג דוא"ל אחד שאתה יכול לעצור: דוא"ל מעקב.
חשבו על זה: ככל שתצטברו יותר מיילים, כך יידרש זמן רב יותר להגיב לכולם. ככל שלוקח לך להגיב זמן רב יותר, כך מיילים מעקב מחליטים לשלוח רק כדי לוודא שקיבלת את ההודעות שלהם. לא מעט זמן אתה תקוע במחזור אכזרי ותמידי. אם שפע של אנשים שולחים לך "היי, קיבלת את ההודעה ששלחתי אתמול?" מיילים, האם היית יכול לדמיין כמה מרחב וזמן נוסף מבוזבזים?
למרבה המזל, יש דרך קלה במיוחד לצמצם את מספר הודעות המעקב (ואולי גם הודעות בכלל) שאתה מקבל: הצב מגיב אוטומטי בדוא"ל במקום - לא רק כשאתה בחופשה, אלא כל זמן.
התגובה האוטומטית שלך לא צריכה להיות ארוכה או מפורטת, אך הודעה מהירה "הי, קיבלתי את הדוא"ל שלך ואחזור אליך כשאני יכולה!" ההודעה עשויה להשאיר את הבונים הלהוטים.
זקוק להדרכה קטנה כיצד לעצב את התגובה האוטומטית שלך? נסה את התבנית הזו כדי להתחיל:
זכור כי עדיף להיות ספציפי יותר עם המגיב האוטומטי שלך. תן לאנשים ציר זמן כללי למועד בו תחזור אליהם ("אני אנסה לענות לפניות עסקיות תוך שלושה ימים"), כך שיידעו את ההבדל בין שאתה עסוק ובין שאתה משתמש במגיב אוטומטי כדרך כדי להימנע לחלוטין מתיבת הדואר הנכנס שלך (אנו לא ממליצים לעשות זאת, כמובן).
בנוסף, מגיבים אוטומטיים הם דרך נהדרת להפנות עבודה לאנשים אחרים שעשויים להתאים להם יותר ("אם אתה פנה אליי לגבי הזדמנות שיווקית, אל תהסס לשלוח דוא"ל, סוכן השיווק שלנו בכתובת").
המגיב האוטומטי שלך יכול להיות גם הזדמנות לא שגרתית יותר לעסוק אנשים. מרגיש קצת קידום עצמי? הוסף קישור לאחד מדפי המדיה החברתית שלך. רוצה לענות מראש בכמה שאלות? כלול שאלות נפוצות מהנות לטיפול בכמה מהדברים שאנשים מגיעים אליכם לרוב. מעוניין להיות יצירתי? קישור למאמר האחרון שמצאת מעניין.
עם זאת, חשוב לוודא שאתה משתמש בתגובה האוטומטית שלך כדרך לקנות זמן ולא כאלטרנטיבה לענות להודעות דוא"ל (כי, הפתעה: מגיבים אוטומטיים לא עונים להודעות עבורך, לא משנה כמה זמן תחכה).
אך על ידי שימוש בגישה זו, תמשיך להשאיר דוא"ל מיותר. אתה תשמור על אנשי הקשר שלך. והכי חשוב שתמשיכו לחשוש מתיבת הדואר הנכנס לא להזדחל ליום שלכם.
