מעטים לחטיפים וכלה ברכילות משרדית - כשאתה יושב במרחק של מטר וחצי מהעובד לעבודה שלך, לשתף הכל זה סנטר. ובכל זאת, כדי לדון בפרטים הסופיים של מצגת שתעביר יחד תוך 30 דקות, אתה שולח לה אימייל? יש משהו לא בסדר בתמונה הזו.
דוא"ל, שיחות ועידה, לוחות שנה מקוונים ואפליקציות צ'אט עוזרות לנו לשמור על קשר ועל המסלול כשאנחנו רחוקים זה מזה. עם זאת, הכלי יעיל באותה מידה כמו היד המניחה אותו. הידיעה מתי להשתמש בכל אחת מהאפליקציות העומדות לרשותכם וכיצד להפיק את המרב מהן עושה לעיתים קרובות את ההבדל בין שעות מבוזבזות למוצרים שנשלחים.
ב- Blinkist אנו עובדים על ייעול הקריאה והלמידה, ולכן ההתייעלות נמצאת ב- DNA שלנו. כאשר שמנו לב שהתקשורת מתחילה להיות לא יעילה אפילו בצוות הקטן שלנו, התחלנו להבין מה קורה שמנע מאיתנו לעבוד כמיטב יכולתנו. גילינו שעל ידי ביצוע אופטימיזציה של השימוש בכלים היומיומיים שלנו, אנו יכולים לעשות הרבה יותר.
להלן, אנו מזהים את ארבעת הכלים הנפוצים שאתה כנראה גם עושה שימוש לרעה בהם וכיצד תוכל לתקן את הטופס שלך.
1. דוא"ל
הטרפה
קל כמו הדואר האלקטרוני, יש הרבה דרכים לטעות: להשתמש בדוא"ל ככלי לדיון ארוך ולתשובות של מילה אחת שאפשר לחבר או להעביר באופן אישי, בתור התחלה. וכפי שזה מפתה להשתמש בשרשרת הדוא"ל שלך כמקום לוויכוח נרחב עם תיעוד, דוא"ל אינו מקום לדיונים קריטיים סביב פרטי הפרויקט. מה שאתה עושה בכל אחד מהמקרים האלה הוא להוסיף סיבוכים וזמן הפיגור לפעילויות שלך ואלה של המקבלים שלך.
התיקון
למשימות חשובות או דחופות, נפגשו פנים אל פנים, כך שתוכלו לטפל בנושאים בראש ולקבל תשובות מהר יותר. בכך שאתה עושה את זה בשידור חי, אתה לא רק מגן על הזמן שלך, אתה גם עוזר לעמיתים לעבודה שלך. אם כולם יודעים שחדשות דחופות אף פעם לא מגיעות באמצעות דואר אלקטרוני, אין שום סיבה לרענון תיבת הדואר הנכנס באופן קבוע, ואנשים יכולים להתמקד בביצוע הדברים במקום.
חשוב על דוא"ל כדרך שלך להתחיל דיון או לקבוע סדר יום, כך שכשאתה מתיישב עם הצוות שלך בכדי לגרום לקסם לקרות, זה יכול.
2. שיחות ועידה
הטרפה
שיחות ועידה הן יפות - אתה יכול לעשות אותן בכל עת ובכל מקום - אך מכיוון שהן יכולות להרגיש יותר סתמיות מאשר פגישות פנים-אל-פנים, הן גם עלולות לגרום לבעיות התייעלות.
ראשית, מכיוון שהם מרגישים לא פורמליים, קל להרבה יותר מדי אנשים להשתבש. התוצאה היא שבמקום להיות מסוגל להשתתף בעבודה ביקורתית רק שהם יכולים לעשות, הצוות שלך כלוא בפגישה של מועילות מפוקפקת.
שנית, קל להתעלם מכך, שלמרות שהם עשויים להיראות סתמיים יותר, הם יכולים להיות בעלי מיסוי נפשי מאוד. שיחות ועידה מצריכות הכנה והאזנה אינטנסיבית, שמוציאה ביס גדול ממנת המיקוד היומית שלך. קבע אחת מוקדמת מדי בבוקר, והיא יכולה לנצל את המיקוד שלך ליום. העבר אותו לאחר שעות, ואתה תתמודד עם יום שהוגדר על ידי ציפייה להפעלת העבודה שלך באיחור.
התיקון
ראשית, זכור שלא כל אחד צריך להזמין. במקום זאת, יש לערב אנשים שמודעים להם על הפרויקט ותורמים ביקורתיים. יש אדם אחד בפגישה לרשום הערות ולשתף עם שאר הצוות כדי שהאחרים יוכלו להתמקד בעבודה.
וזכרו לבחור את זמן השיחה בחוכמה. במידת האפשר, אל תזמן שיחות ועידה דבר ראשון בבוקר או בשעות הלילה המאוחרות. על ידי מציאת זמן בין לבין, תשמור על המיקוד שלך.
3. צ'אט
הטרפה
צ'אט בין-משרדי, במיוחד עבור חברות הממוקמות יותר מקומה אחת או במיקומים שונים, הוא פונדקאית שימושית מאוד פנים אל פנים: זה קורה בזמן אמת, הוא מאפשר העברה מיידית של קבצים, וזה מאפשר ספונטניות. אך כמו בשיחות ועידה, עצם סגולותיו של הצ'ט הם גם פגמיו.
הבעיה העיקרית בצ'אט במשרד היא שאנשים מרגישים חופשיים יותר לכתוב שאלות על השרוול מכיוון שהם לא מפריעים מבחינה טכנית - הנמען עדיין יכול לבחור אם להגיב או לא. העניין הוא שאנחנו יצורים תגוביים, ואנחנו מרגישים שאנחנו צריכים להפסיק את מה שאנחנו עושים ולדאוג לאנשים שמצליחים לנו. למרות שכוונתך ליצור קשר בצ'אט היא לא פולשנית, יש לך שליטה מועטה בשאלה אם עבודת עמיתך מופרעת. אם היא רואה הודעת הודעה, רוב הסיכויים שהיא תסתכל. גם אם היא לא תגיב על הסף, חלק מהמוקד שלה יופנה כעת מההערה או מהשאלה שלך.
התיקון
באופן כללי, יש להשתמש בצ'אט רק לשאלות מהירות המונעות ממך להתקדם בעבודה שלך, או לקבוע זמן עם עובד לעבודה כדי לדבר על נושא גדול יותר. כל דבר אחר, הכנס דוא"ל כדי שלא תפריע לקולגות שלך.
ואם אתה בסוף מקבל יותר מדי צ'אטים? כבה את ההודעות בדיוק כמו שהיית עושה בדוא"ל. שירותי צ'אט רבים מאפשרים למשתמש גם ללכת "בלתי נראה", וזו דרך נחמדה להיות מעורב (במיוחד אם אתה חלק מצ'אט קבוצתי מעודכן כל הזמן) מבלי להרגיש מחויב להגיב.
4. לוחות שנה
הטרפה
השימוש לרעה מספר 1 שאנשים מבצעים ביומנים שלהם מתייחס אליהם כאל רשימות מטלות. אם תסתכל בלוח השנה שלך ותראה כל דבר שדומה "להרים חלב" או "לתזמן תספורת", הגיע הזמן לחשוב מחדש על אופן השימוש בו.
שימוש לרעה אחר בלוח השנה אינו מצליח להשתמש בו כדי להגן על הזמן שלך, ולא רק לארגן אותו. כשניגשים אליך הצעה לפרויקט חדש ולוח השנה שלך אומר לך שאתה יכול להתאים אותו, זכור שזה לא בהכרח אומר שאתה צריך. חשוב לבדוק קודם כל את המטרות והערכים שלך.
התיקון
השאירו לשמור על לוח השנה שלכם מקום קדוש לפגישות ואירועים המחוברים לתאריך ושעה ספציפיים או מעורבים אנשים שאינם רק אתם. אתה יכול להתחיל לשנות את נוהלי הלוח שלך באמצעות רשימת מטלות למשימות כמו להתקשר לרופא שלך או להרים פרחים. ביטול משימות קטנות מספק מאוד, ועל ידי הצבתם ברשימה הניתנת לניהול, הם ייקחו דמות אחרת - כזו שתאפשר לך לראות אותם כמתאימים בין אירועים חשובים ולא להיות אירועים לעצמם.
ואל תשכח ליישר תמיד הזדמנויות חדשות לתפקיד שלך ולמטרות שלך. כל מה שלא תואם לכאן ועכשיו או לעתיד המבוקש שלך לא שייך לדור (או בלוח השנה שלך).
בעזרת מספר קביעות פשוטות פשוטות תוכלו להשתמש בכלים העומדים לרשותכם כדי לעשות יותר. שתף את הטיפים האלה ברחבי המשרד, וכל מקום העבודה שלך יהיה יעיל בהרבה לפני שאתה יודע זאת!
