אי פעם יצא מפגישה מתוך מחשבה, "וואו, לא הגענו לשום מקום ?"
הפגישה בין קבוצה יכולה לרוב להיות הדרך היעילה ביותר להתקדם להחלטה גדולה או תוכנית. אבל זה עובד רק אם הפגישה מוגדרת נכון.
לכן, כאשר תורכם להוביל, השתמשו בחמשת הצעדים הללו כדי לקבוע את הישיבה שלכם להצלחה - לפני שאתם אפילו נכנסים בדלת.
1. הזמן את האנשים הנכונים
שום דבר לא יכול למחוק פגישה כמו שיש אנשים שגויים בחדר. אם המטרה שלך היא לגרום לקבוצה לקבל החלטה עד סוף הפגישה, וודא שכל מי שיש לו אחיזה גדולה או כוח וטו על ההחלטה ההיא עומד לשולחן. דנים באסטרטגיית מכירות חדשה למוצר? סביר להניח שתרצו שמובילי המכירות ומנהל המוצר יהיו שם, או ששום דבר לא יוחלט.
מצד שני, להיות עם יותר מדי אנשים "אקסטרה" - או אנשים שהם יותר בכירים או יותר צעירים יותר מכולם בחדר - יכולים לזרוק את הדינמיקה. אם אינך זקוק לראשו של יחסי ציבור שמצליף בשינוי ייצור, אל תזמין אותו. אם כולם מאוימים על ידי סמנכ"ל הכספים, השאר אותה מישיבת סיעור מוחות ראשונית.
2. חשבו על מתן שיעורי בית
האם אתה רוצה שאנשים יתחילו מהצפחה נקייה, או שזה יעיל לכולם להיכנס לפגישה עם קצת מידע רקע? אם אתה מציג תוכנית שאתה רוצה לקבל עליה, שלח אותה בלילה שלפני (לא השעה שלפני), כך שרוב הסיכויים שלפחות חלק מהנוכחים יהיה זמן לבדוק אותה ולעכל.
ואם אתה רוצה שאנשים יביאו רעיונות לפגישה - ספר להם.
3. קבע סדר יום
אם אתם מארגנים את הפגישה, עליכם לקבוע את סדר היום. אם אתה מתחיל את הפגישה באמירה, "אנחנו כאן כדי לדון באסטרטגיית המדיה החברתית שלנו. למי יש רעיונות? "- ובכן, אתה מבקש כאוס.
במקום זאת, חילקו - או כתבו על לוח לבן או תרשים הדפים - הנושאים שאתם מתכננים לדון בקבוצה, לפי הסדר שתרצו לכסות עליהם. לדוגמה, סדר היום שלך יכול להיות:
כשכולם יודעים את התוכנית, יש סיכוי גבוה שהם יישארו בנושא. בנוסף, סדר היום נותן לך מבנה לחזור עליו: אם הדיון יורד מנושא או דוכנים, אתה יכול להזכיר לכולם בחדר על מה אתה אמור לדון.
4. אמור לאנשים את היעדים
היעדים אינם זהים לסדר יום. סדר יום הוא על מה אתה מדבר. היעדים הם מה שאתה רוצה להשיג, או יעדים לפגישה: החלטות שצריך לקבל בשולחן, השלבים הבאים שצריך להסכים עליהם.
לדוגמה, יעדים לפגישה ההיפותטית שלמעלה עשויים להיות:
5. אין הפתעות: "מוכרים מראש" את הרעיונות הגדולים שלך
אם אתה מציג תוכנית או המלצה גדולה, זה תמיד לטובתך לדעת כיצד אנשים בחדר הולכים להגיב. מי עשוי לתמוך בך? מי עשוי לאתגר אותך, ואילו התנגדויות הם עשויים להעלות?
לפני הפגישה, זהה אנשים מרכזיים שחוות דעתם חשובה, ושתף אותם בתוכנית או בהמלצה שלך אחד על אחד. בקש קלט. "מכור" את הרעיון שלך לפני הפגישה הגדולה. שימו לב לכל הדאגה שהם מעלים והתאימו את הדרך בה אתם מציגים את התוכנית שלכם כדי להתמודד עם החששות הללו.
סמנכ"ל האוצר חושב שתוכנית ההשקה שלך תעלה יותר מדי? וודא שאתה מכין הערכת תקציב, וברר את העלות של השקות אחרות כדי שתוכל לפרוס את התקציב המוצע שלך. ככה, השיחה לא תתרחק כאשר היא אומרת שהתכנית שלך "נשמעת יקרה."
מצד שני, אם כולם אוהבים את הרכיב המדיה החברתית בתוכנית שלך - נהדר. אל תבזבזו 20 דקות בהצדקה מדוע המדיה החברתית חשובה, פשוט קפצו לפרטי התוכנית הממשית שלכם, או מיקדו את תשומת הלב של הקבוצה בתחומים אחרים בהם אתם מקבלים החלטות.
אם אתה מארגן את עצמך מראש, תקבץ את הקבוצה הנכונה ונמנע מהפתעות, תקבע לעצמך להפיק את המרב מהזמן של הקבוצה יחד. בנוסף, אתה בטוח להרשים את כולם בחדר עם המוכנות שלך ולקבל סיכוי לזרוח כמנהיג.
