האם זה לא מעצבן כשאתה לוקח את הזמן לשלוח דוא"ל מחושב היטב לעובד לעבודה המציג את הבעיות השונות של הפרויקט ואת הפתרונות האפשריים ומקבל בתגובה "נשמע טוב" או "עובד לי".
אתה בטח מגיב בצרחות. או לרצות לצרוח, אך במקום זאת להביט במחשב שלך במורת רוח. אבל בידיעה זאת, באיזו תדירות אתה משליך תגובות מהירות במאמץ לעבור את כל ההודעות שלא נקראו?
סמוך עליי כשאני אומר שאני מבין את הסמים שהיא תיבת הדואר הנכנס שלך. בדיוק כשאתה חושב שאתה אפס הודעות חדשות, שלוש נוספות מופיעות כאילו בקסם. זו הסיבה שאתה כל כך ממהר להגיב - קלקול, הודעות מעורבות, שאלות שלא נענו.
אבל אם אתה מתעצבן כל כך כשמישהו עושה לך את זה - מדוע אתה עושה את זה אנשים אחרים?
כשאתה לוקח קיצורי דרך ורק מדפדף בהודעה לפני שאתה מבטל תשובה חפוזה, אתה מסתכן לעצבן את עמיתיך לעבודה (או גרוע מכך, לקוחות). במקום לשלוח תשובות המאיימות לגרום לך להיראות עצלן או תזזיתי - אף אחד מהם אינו מאפיין מנצח - עשה מאמץ להראות שאתה שם לב.
זה באמת קל כמו:
- לוקח את הזמן לקרוא כל הודעה בשלמותה
- בדוק כפול שאתה עונה על כל שאלה
- הגהה לפני שתלחץ על שלח
ואם תעבור מעבר לזה ותעשה משהו כמו לפרוש את הצעדים הבאים או להתנדב למעקב, אתה יכול לעשות את יום עמיתך.
זה הסוד האמיתי לכתיבת דוא"ל טוב יותר. על ידי שתקדיש את הזמן לקריאה מלאה של התוכן הנמצא בתיבת הדואר הנכנס שלך לפני שתבטל תגובה, אתה לא רק תשפר את המוניטין שלך, אלא גם תחסוך פנים עם עמיתים, לקוחות והבוס שלך.
