במשך שנים, הבקרים של ימי העבודה כולם התחילו באותה צורה. הייתי מתיישב ליד שולחני, מביט במהירות בתיבת הדואר הנכנס שלי כדי לקבל מושג כמה משימות וקצוות רופפים שונים הצליחו למצוא באופן מסתורי את דרכם לשם בין לילה, ואז להכין את רשימת המטלות שלי לאותו יום.
הייתי כותב לחלוטין את כל הנייר. כתובות דוא"ל נפרדות שצריך לענות עליהן, מעקב קטן שצריך לטפל בהן, שיחות טלפון שעלי לבצע - כולם הרוויחו שורה בדף המחברת שלי.
כפי שאני בטוח שאתה יכול לדמיין, הדבר נועד לרשימה מפורטת להפליא - גם אם ארוכה להפליא. בעיניי זה היה דבר טוב. המשמעות הייתה שיש לי מדריך עזר שימושי שיעזור לי להבטיח שלא אתן לשום דבר (לא משנה כמה זעיר) יחליק דרך הסדקים של ימי. זה נראה כמו הדרך היחידה שבה אוכל לתפקד באופן שיטתי.
ואז יום אחד היה לי רגע נורה מרכזי. שם ישבתי וביליתי זמן רב מדי בשרטוט את רשימת המטלות האינסופית הזו. ניצלתי זמן יקר שיכולתי לבזבז בפועל בטיפול בכמה מאותם קצוות רופפים ומשימות קטנות - ולשם מה? האם בסופו של דבר עם הרשומה המפורטת הזאת שנראתה מכריעה חיובית וכמעט בלתי אפשרית להתמודד איתה? מדוע טרחתי לרשום את כל הדברים האלה, כשאני יכול פשוט לטפל בהם מייד ולהוציא אותם לגמרי מהצלחת?
זה היה שם ושם שהבנתי שאני צריך לעשות שינוי בשגרת הבוקר שלי. מה שחשבתי שעוזר לי היה בבירור רק מאט אותי.
אז מה עשיתי? התחלתי את הבוקר שלי ללא רשימת מטלות.
זה נכון - רשימת מטלות בכלל. אני אהיה הראשון להודות שבהתחלה זה הרגיש מוזר - כמעט כמו שיצאתי לטיול כביש גדול בלי מפה או GPS. אבל, לא לקח לי זמן להבין את היתרונות.
בכך שאיני הופך את זה לחלק משגרת הבוקר שלי ממש מחוץ למחבט, אני מסוגל להשתמש באותה שעה בערך (שלעתים קרובות אני מכנה "זמן החימום" שלי, מכיוון שאני עדיין לא ממש יורה על כל הצילינדרים) ) לדאוג למעשה לכמה מהמשימות הקטנות והמציקות האלה - ולא רק לכתוב אותן. אני מנקה דרך הדוא"ל שלי, אחזיר שיחות טלפון ואבדוק בדברים שדורשים מעקב.
כפי שאני בטוח שאתה יכול לתאר לעצמך, זה הופך את הבקרים שלי לאנשי פרודוקטיביות יותר - לעתים קרובות אני המומה מכמה שאני מסוגל להתפרק עד ש 10 בבוקר מתגלגל. עם זאת, תועלת אחת נוספת הפתיעה אותי: האיכות של רשימות המטלות שלי.
כשאני מצליח להוציא את כל הפרטים הקטנים האלה מהדרך, זה מיד הופך להיות הרבה יותר קצר והרבה יותר ממוקד. כך שבמקום להרגיש כל כך עמוס בכל המשימות הקטנות והטיפולים האקראיים האלה, אני מסוגל לדון בתמונות הגדולות יותר שאני באמת רוצה לעשות במהלך היום. אני מוצא את עצמי כותב מאמרים נוספים, משיג פרויקטים גדולים יותר, ובאופן כללי מרגיש פחות פרוע בסוף יום העבודה שלי.
כן, בהחלט ישנם ימים שבהם עדיין קשה לי להתחיל בלי הרשימה ההיא - מעולם לא הבנתי עד כמה הסתמכתי על הסגל ההוא שיוביל את המיקוד שלי ליום. אבל, התחושה הזו חסרת המטרה אינה משתקת כמעט כמו בהתחלה. וכעת, כשראיתי הבדל כה חיובי בפריון שלי, ההתנגדות לדחף ליצור רשימה זו הפכה להרבה יותר קלה.
אני יודע שזה נראה לא אינטואיטיבי - עליכם להימנע מלהפוך כזה כדי להגביר את התפוקה. אבל, זה באמת עשה לי פלאים עד כה. ואפילו יותר טוב? אני חוסך לעצמי התכווצויות ידיים על ידי דילוג על רשימות המלחמה והארוכות השלום , הכתובות לעבודה בכתב יד.
אם אתה מאותו סוג של אדם שנוטה להתחיל כל יום על ידי יצירת רשומה מפורטת מדי, הייתי ממליץ לנסות שיטה זו. אשמח לשמוע איך זה עובד בשבילך, אז תן לי צעקה בטוויטר!
