יצרת את מה שאתה מחשיב כדוא"ל המושלם. זה ידידותי - אבל לא ידידותי מדי . זה מאורגן היטב עם קטעים מודגשים ונקודות כדור. אפילו זרקת אימוג'י מקסים למידה טובה.
אתה לוחץ על "שלח" על יצירת המופת הזו שלך ומחכה שהתשובות הבלתי נמנעות יתחילו להתגלגל פנימה. אתה מחכה שעה, ואז ארבע שעות ואז יומיים. כל מה ששמעת בתגובה להודעה המלוטשת המושלמת שלך? צרצרים - וצליל התסכול שלך מהדהד במוחך.
מה נותן? חשבתם שעשיתם אחר כל כללי הדואר האלקטרוני המנוסים והאמיתיים. בדקת פי ארבעה ששלחת אותו לנמענים הנכונים. אפילו קראת אותו שוב בפעם ה -800 כדי להבטיח ששום דבר לא יכול להתפרש כגסות רוח או אגרסיבי. אז למה אתה מקבל רק שתיקת רדיו בתמורה?
האט את האטה - יתכן שאתה מעריך את זה. למעשה, יכול להיות שהדוא"ל שלך פשוט ארוך מדי.
יותר מדי זמן?
האם אתה מתרגש כשאתה צריך לדפדף באמצעות דוא"ל כה צפוף עד שהוא מעניק לך התכווצות ידנית מלגלול כל כך הרבה? כנראה שלא. רוב הסיכויים שהמקבלים שלך מרגישים כך.
על פי מחקר שנערך על ידי סיומת הדוא"ל, בומרנג, האורך האידיאלי הוא איפשהו בין 50 ל 125 מילים. הודעות בטווח זה הניבו שיעורי תגובה מעל 50%.
איך בדיוק נראה האורך הזה? הביטו שוב לאחור אל “יותר מדי זמן?” ואז עצרו את העיניים ממש כאן . זה 87 מילים, וזה טפטוף באמצע הטווח שאתה רוצה להיות בו.
בומרנג מצא כי שיעורי התגובה ירדו מ- 50% בהודעות דוא"ל של 125 מילים, ל -44% לדוא"ל של 500 מילים. להודעות שהיו 2, 500 מילים ויותר מדהימות? שיעורי התגובה לקחו את האף האמיתי - מתחת ל 35%.
רואה למה אני מתכוון? ההודעות הארוכות המפותלות שכנראה הובילו אנשים יביאו דמעות. עדיף לך להקפיד על דברים קצרים (אבל לא קצרים מדי - אתה רוצה להישאר מעל 50 המילים האלה, אחרי הכל).
כיצד לכווץ את הדוא"ל שלך
"אבל כל מה שאני אומר הוא סופר חשוב", אתה ממלמל לעצמך ברגע זה. תסמכו עלי, אני מבין - אני יכול להיות סופר די מלומד בעצמי. עם זאת, מכיוון שאני מתפרנס מחרוזת מכתבים, הצלחתי ללמוד כמה טריקים וטקטיקות שעוזרים לי לשמור על אורך הסימון.
1. חפש פסיקים
זה אחד הטריקים האהובים עלי להשתמש כשאני יודע שאני צריך לפרוש קצת כתיבה. אני סורק בחזרה את כל היצירה, שומר על עיני קלופות לכל פסיק. למרות שלעתים קרובות הם יכולים להיכלל ברשימות, תוכלו למצוא אותם גם אחרי הרבה ביטויי היכרות קצרים (השתמשתי בלא מעט מהם כבר במאמר זה ממש).
כשאתה מנסה לשמור על דברים קצרים, ניתן להסיר את הביטויים האלה בקלות - מבלי להקריב את המסר הכללי שלך. ממשפטים כמו "רק כדי להיות ברור" ועד "למקרה שתהיתם", ואפילו פשוט, "מיותר לציין", הם מוקדמים מיותרים שרק תופסים נדל"ן יקר.
2. הסר שמות תואר ופרסומות
מחיקת שמות תואר פרחוניים ופרסומות חסרות תועלת מהדוא"ל הארוך שלך באופן מעיק יכול בהחלט להפוך אותו לקצר יותר. רוצה דוגמא? הסר אותם מהמשפט הראשון שנשאר לך עם זה, "מחיקת תארים ופרסומות מהדואר האלקטרוני שלך יכולה להפוך את זה לקצר יותר."
כן, הם יכולים להביא מעט ידידותיות וטון שיחה להודעות שלך. אבל, כשאתה מחפש להפחית את ספירת המילים שלך, הם צריכים להיות אחד הדברים הראשונים שצריך לעבור. אחרי הכל, אפשר בהחלט לכתוב מיילים קצרים יותר מבלי לרדת כקור או גס רוח.
3. שפר את המיקוד שלך
אם תעבור על שני הצעדים האלה ועדיין תמצא את עצמך הרבה מעבר לגבול זה של 125 מילים, אתה יכול לנסות לכסות יותר מדי. האם עדיף לך לחלק את הדברים למסרים קצרים וקצרים יותר?
במקום לשלוח לכל הצוות שלכם הסבר שדן בפרטי הפרויקט האחרון שלכם, מבקש רעיונות לפיקניק של החברה, וגם מזכיר לכולם שיום ההולדת של הבוס שלכם מתקרב, בחרו נושא אחד והיצמדו אליו. לא רק הדוא"ל שלך יהיה קצר יותר, אלא גם מאורגן יותר.
קח את זה ממני, אני יודע שקיצור הכתיבה שלך הוא לא תמיד משימה קלה - יש סיבה שוויליאם פוקנר התייחס לזה כ"להרוג את יקיריך ".
אם אתה עדיין מתקשה להימנע מכתיבת מלחמה ושלום , שאל את עצמך את זה: אם נושא זה כה מסיבי, האם זה הכי מתאים לדוא"ל? לחלופין, האם עליך להרים את הטלפון, לתאם פגישה או אפילו ליצור מסמך של Google Doc בו כל אחד יכול לשתף פעולה - במקום לסתום את תיבות הדואר הנכנס של כולם?
הכנת השיקול המוקדם הזה, יחד עם שלושת הטיפים לעיל, פירושו שתכתובות הדוא"ל שלך יהיו קצרות, לעניין, והכי חשוב - הגיבו עליהן.
