כמה פעמים האם השיחה הזו ירדה?
ברור שמדובר במצב מתסכל ביותר. איך היית אמור לסרוק את עשרות המיילים שקיבלת במהלך השעות האחרונות לבד כדי למצוא את ההודעה המכריעה שיש לה משימה שהיתה אמורה להגיע לפרונטו? ואם אתה משתמש בדוא"ל בדרך החכמה - בודק רק את תיבת הדואר הנכנס שלך פעמיים ביום - יתכן שעדיין לא ראית את ההודעה!
זו דילמה נפוצה, כזו שסביר להניח שמישהו בכוח העבודה נתקל בשלב זה או אחר (אם לא באופן קבוע). זה מקבל גם שאלה חשובה: איזו טופס תקשורת מתאימה לבקשות בזמן אמת מול משימות שרק צריך למלא בימים הקרובים?
כדי לפתור שאלה זו של נימוסי תקשורת משרדים, לסיירוס סטולר, מתכנת, יש מערכת שעליכם לשקול ליישם בקרב חבריכם לעבודה. ההתפלגות די פשוטה:
- אם אתה זקוק למשהו שייעשה תוך 30 דקות, התקשר לאדם.
- אם אתה זקוק למשהו שייעשה תוך שעתיים, שלח את הודעתו לאדם.
- אם אתה זקוק למשהו שנעשה במהלך יום העבודה, צלם את האיש אותו.
- אם אתה זקוק למשהו שייעשה במהלך היומיים הקרובים, שלח דוא"ל לאדם.
אמנם ההתפלגות בפועל עשויה להשתנות בהתאם לאופן בו המשרד עובד (לדוגמה, במשרד קטן, יתכן וזה יהיה הגיוני רק לעצור ליד השולחן של מישהו ולא להתקשר), אך מה שסטולר נכנס אליו הוא המפתח: דוא"ל לא אמור להיות ברירת המחדל אמצעי תקשורת כדי להתמודד עם כל מה שצריך לדעת או להתמודד איתו בזמן אמת.
כמובן שמערכת זו די קלה עבורכם ליישום כשאתם עובדים עם עמיתים ולקוחות קרובים, אך כיצד תוכלו לגרום לאנשים אחרים במשרד לשחק איתם? להלן מספר דברים שכדאי לנסות:
- הגדר מגיב אוטומטי בדוא"ל שאומר לאנשים כיצד ליצור איתך קשר אם יש לטפל בעניין תוך השעה-שעתיים הקרובות.
- אם אתה נתקל בהודעות דוא"ל המבקשות לבצע פעולות בזמן אמת, הזכר בנימוס לעובדיך לעבודה שאתה מעדיף שההודעה הזו הועברה באמצעות שיחת טלפון או טקסט, מכיוון שאתה לא יכול להגיע לדוא"ל שלהם בזמן אם חירום אחר יכה.
- אם אתה נמצא בתפקיד ניהול כלשהו, קבע סטנדרטים ברחבי המשרד. תן לעובדים שלך לדבר בגלוי על איך הם רוצים שאחרים יתקשר איתם אם צריך לעשות משהו במקום שכולם יניחו שדוא"ל זה בסדר.
לבסוף, הזכר לכולם שמערכת כזו היא באמת win-win. אף אחד לא משורשר לתיבת הדואר הנכנס שלהם, ומשימה דחופה לעולם לא תבוטל.
