תקראו לזה תוצר של לוחות זמנים עמוסים, קישוריות טכנולוגית מוגברת או טווחי תשומת לב מטוגנים, אך מכל סיבה שהיא, כשאתם אוספים קבוצה אחת לפגישה, כמעט כולם מתקשים לטרוח את הסחות הדעת ולהיצמד למשימה העומדת בפניכם. למען האמת, 47% מהעובדים מציינים כי עמיתים לעבודה מוסחת הם המכשול הגדול ביותר לפגישות יצרניות.
אם אתה לוקח את העבודה שלך ברצינות, סביר להניח שאתה כבר עושה כמיטב יכולתך להפגין מעורבות: האזנה פעילה, צ'יממינג כשמתאים והרחקת הטלפון מהשולחן. אך גם כאשר נימוסי פגישה טובים בראש מעיינכם, קל להחליק להרגלים רעים.
כדי להישאר בחסד הטוב של חבריכם לעבודה ולהוציא משהו חשוב מכל פגישה, עליכם לבדוק את הדברים הבאים.
1. לא ליצור קשר עין
בשלב זה, החשיבות של יצירת קשר עין במהלך פגישה הפכה כמעט לקלישאה - אך לא בכדי. שמירה עליו מדגימה מעורבות, עניין וכבוד. הוכח אפילו שהוא מגביר את המודעות העצמית שלך. בהתחלה זה אולי נראה לא נוח, אבל ישנם טונות של פריצות קלות לשיפור קשר העין שלך מבלי לזחול אנשים עם מבט אל-פנסים.
אחד הטיפים הטובים ביותר שלי הוא לוודא שהקמת המפגש שלך מסייעת למגע עין מההתחלה: נסה לסדר את הקבוצה שלך במעגל או בחצי מעגל כך שכל אחד יכול לראות אחד את השני בלי להתאמץ. גם אם מישהו לא נמצא באותו מרחב פיזי כמוך, עדיין חשיבותו של קשר עין נכונה.
כדי להתאים למשתתפים שמתקשרים באמצעות שיחת וידאו, מקם את המצלמה שלך באופן שנמצא בקו החזון הטבעי שלך, כך שנראה שאתה מסתכל זה בזה בעיניים כשאתה מדבר.
2. שימוש במחשב הנייד שלך
השימוש במחשב הנייד שלך מתחיל לעיתים קרובות עם הכוונות הטובות ביותר: לרשום הערות, להביא מידע רלוונטי באופן מקוון וכן הלאה. אבל זה קל מדי לעבור מתמלול הפגישה לניסיון להבין את שמו של השיר ההוא שנתקעת בראשך אתמול בלילה אפילו בלי להבין. לכן אני ממליץ להימנע לחלוטין ממחשבים ניידים. דברים רבים שנעשים בדרך כלל על אחד יכולים בקלות להיעשות ביד, כמו רישום הערות על כרית נייר או שיתוף נתונים בגיליון אלקטרוני מודפס. אבל אם מחשב הוא חובה מוחלטת, אתה עדיין יכול למזער את השימוש בו. למשל, כאשר עובר מצגת, עודד את הדובר לשתף את המסך שלו בטלוויזיה כך שכל אחד יכול לעקוב אחריו.
גם אם מארגן הפגישות שלך לא האיסור על מחשבים ניידים בקפדנות, השארתו ליד שולחן העבודה שלך או סגירתו בזמן שאתה מתמקד בסדר היום מסייע לך לשמור על הסחות דעת חסרות דעת (שלא לדבר על הודעות דוא"ל וצ'אט). בנוסף, ניתוקו ללא פשרות בהחלט יותיר רושם חיובי על עמיתיך לעבודה ואולי יעודד אותם לעשות זאת.
3 להשתתף בפגישה לא רלוונטית
ישנם שלושה דברים שאתה יכול להיות בטוח בהם בחיים: מוות, מיסים ומזמני פגישה מיותרים. ולמרות שזה כל כך קל פשוט ללחוץ על "כן" על ההזמנה ולהופיע רק מכיוון שנשאלת אותך, אתה למעשה עושה שירות לחברי הצוות שלך. כשאין לך חלק בפגישה, כמעט ולא ניתן להימנע ממפגש עם חוסר עניין. עדיף להישאר ליד שולחן העבודה ולהיות יצרני מאשר להופיע ולהיראות משועמם.
כדי להילחם בזה, וודא שאתה עומד בראש מה פגישה, מדוע מארגן רוצה אותך שם, מה (אם בכלל) אתה צריך להכין מראש ומה אתה מקווה להשיג עד הסוף. קיום ההקשר הזה מקל עליכם להחליט אם המפגש באמת ירוויח מהנוכחות שלכם, או שמא תקדיש זמן טוב יותר למקום אחר. לעתים קרובות, מידע זה נכלל בסדר יום או בפגישה שמזמינה את עצמה, אך אם לא, אל תהסס לבדוק בקצרה עם מארגן הפגישה פנים אל פנים לפני כן. אם תחליט שנוכחותך אינה הכרחית, הסבר בנימוס את בחירתך למארגן. אם תתמודד עם זה נכון, הוא או היא כנראה יעריכו את הכנות שלך.
במידה מסוימת, הענקת הסחת דעת היא רק חלק מהיותם אנושיים. איש אינו יכול להישאר על המסלול 100% מהזמן, וזה יתברר בפגישות מדי פעם. אבל אם אי פעם תמצא את עצמך עוזב שלא בכוונה מכל פגישה בלי שום מושג מדוע היית שם, שווה להכניס כמה שינויים לשגרה שלך.
