כמי שמנהל ארגון גדול עם עשרות עובדים וירטואליים, ראיתי את חלקי ההוגן של מיילים. וכמו בכל הדברים האחרים בחיים, מסרים מסוימים טובים יותר מאחרים.
בעולם של התכתבויות בדוא"ל, "אוף" הוא ככל הנראה הדבר האחרון שאתה רוצה שהבוס שלך יגיד בעת קריאת ההודעה. אז, אילו סוגי הודעות עליכם להימנע משליחה, וכיצד תוכלו לשפר אותם? להלן שלוש דוגמאות ראשיות.
1. מיילים מעקב מיותרים
כתובות דוא"ל למעקב מגיעות בכל הצורות והצורות, אז מה הופך אותה למיותרת? אם כל ההודעה שלך עושה היא לבקש מהבוס שלך לשלוח לך דוא"ל, הוא הופך למטרד יותר מאשר להתכתבויות חשובות.
הרבה אנשים שולחים את המיילים האלה מפרנויה שהם עשו משהו לא בסדר או פספסו משהו, אבל אני יכול להגיד לך מנקודת מבט של בוס שזה מחמיר לקבל כמה מיילים מעקב כשמישהו לא נתן לי הזדמנות לנשום.
דוגמא אחת: לפני הרבה זמן היה לי עובד שהיה נבהל אם לא הייתי עונה להודעות הדוא"ל שלה תוך שעה, מתוך מחשבה שזה אומר שהיא עשתה משהו לא בסדר (כאשר, למען האמת, פשוט לא הגעתי למייל שלה). אני יכול לחשוב על מקרה מסוים אחד כשחזרתי הביתה מיום ארוך למצוא שישה מיילים (כן, שישה !) ממנה ושואלים אם קיבלתי את ההודעה שלה.
ייקס.
מה לשלוח במקום
בעוד שרוב האנשים לא יהיו פרנואידים כל כך שישלחו שישה מיילים מעקב ביום, אפילו רק מעקב מעקב אחר מתוזמן עלול להרגיז את הבוס שלך.
אלא אם כן צריך לטפל בתוכן המייל שלך היום (ובמקרה זה, אתה בטח צריך לדבר איתך עם הבוס באופן אישי במקום לשלוח דוא"ל), אני מציע לחכות לפחות 24 שעות ואז לשלוח את מה שאני רוצה לקרוא לעקוב אחר הודעה למעלה.
זה כרוך בשליחת המעקב שלך ("רק לבדוק וודא שקיבלת את דוחות הרבעון ששלחתי לך לפני יומיים"), אך תכלול גם מעט מידע אחר, בין אם זו שאלה לגבי מצגת או בקרוב עדכון על פרויקט נוכחי ("הו, ובדיוק קיבלנו את המספרים האחרונים בחשבון ה- X והמכירות גדלות ב -30%!"). זה מאפשר לך לבקש מהבוס שלך לעדכן עדכון תוך כדי מתן לו או לה מידע שיוסיף ערך מסוים, שיגרום לו להרגיש פחות כאילו אתה סתם מציק לו או לה.
2. מיילים עם רעיונות חדשים
אני מאוד אוהבת חברי צוות נלהבים, אבל משהו שאכן קצת מכריע הוא כאשר העובדים שולחים לי את כל הרעיונות החדשים שלהם - בהודעות דוא"ל נפרדות. קיבלתי פעם 10 אימיילים שונים לאורך 24 שעות מכיוון שמישהו בצוות השיווק עשה צעד השראה והמשיך לשלוח לי רעיונות חדשים.
למרות שיש כל כך הרבה דברים חדשים לנסות היה מדהים, זה גם היה מבלבל מאוד לנסות לקטלג הכל ולעקוב אחר כל אימייל ורעיון בודדים שנכנסים אליו. אפילו כשדוא"ל אחד נכנס רק עם רעיונות או מושגים חדשים, זה כל כך קל לאבד את זה בחור השחור שהוא תיבת הדואר הנכנס שלי.
מה לשלוח במקום
ראשית, הייתי ממליץ לחכות לזמן נוח יותר להעלות רעיונות. במקרה של עובד צוות השיווק הייתי מחכה עד לפגישת ה- Hangout של גוגל שתכננו בשבוע הבא להעלות את כל זה.
אם אינך בטוח מתי השעה הנכונה היא - או דוא"ל הוא האפשרות היחידה מסיבה כלשהי - הייתי ממליץ לשלוח בדואר אלקטרוני לבוס שלך כדי לומר שיש לך כמה רעיונות חדשים ואתה רוצה לדעת מה הדרך הטובה ביותר לשתף הם יהיו. אם העובד שלי היה מבקש ממני זאת, הייתי אומר לה לשלוח לי דוא"ל אחד עם מסמך Word מלא בכל מה שהיא רוצה. זה היה הרבה יותר יעיל וקל לשמור אותו למועד מאוחר יותר. הבוס שלך עשוי להציע שיחה מהירה לשיחה דרכם או לבקש ממך לאסוף את הרעיונות ואז לשלוח אותם בדוא"ל בהמוניהם ביום מסוים בשבוע.
3. הודעות אימייל בהן הבוס שלך מועבר ללא סיבה
כל איש מקצוע יתעצבן מלהיות מנוהל על ידי חוטים בדוא"ל שהם לא באמת חלק מהם: זה רק מוסיף לערימת המיילים ההולכת וגדלה, ובסוף אתה מבזבז זמן על קריאה של משהו שאתה כנראה לא צריך להיות.
מנקודת המבט של העובד אני מבין: אתה רוצה לוודא שהבוס שלך יודע שאתה עושה את העבודה שלך ושאתה מנסה לשמור על קו התקשורת פתוח. אבל לרוב, כל זה באמת זה לסתום את תיבת הדואר הנכנס של הבוס שלך.
מה לשלוח במקום
אלא אם כן הבוס שלך צריך להיות בקפידה, הוציא אותו או אותה מקו ה- CC, וברגע שהאינטראקציה תסתיים, שלח סיכום קצר מאוד של מידע רלוונטי שהגיע במהלך השיחה ("FYI, Company Y תהיה המופיע בסיפור הזה בתאריך Z "). זה מודיע למנהל שלך על הנעשה, מבלי להחזיק אותו או אותה כל הזמן בתוך הלולאה כשאתה מבין את הפרטים. אימייל אחד בהחלט שולט 42!
בסך הכל, שם המשחק עם שליחת דוא"ל לבוס שלך הוא לייעל את ההודעות שלך ולהיות יותר בררניים לגבי מה שאתה שולח. זה אולי נשמע אינטואיטיבי, אבל אם אני מקבל פחות מיילים מעובד, אבל כולם בעלי משמעות, אני כנראה חושב שהאדם הזה עושה עבודה טובה יותר ממישהו שאני שומע כל הזמן.
