בשבוע שעבר ערכתי סדנה לצוות של אנשי מקצוע בתחום הבריאות כאשר הם התחילו לשנה כלכלית חדשה. לפני הסדנה, הייתי בפני המשתתפים להשלים סקר אודות עבודתם: מה הולך טוב והיכן הם נתקלו באתגרים.
באופן לא מפתיע, עלו כמה נושאים נפוצים מאוד, אליהם התייחסנו במהלך תקופתנו יחד. השלושה הגדולים כללו את גודל עומסי העבודה שלהם, איכות התקשורת הירודה והקושי לעבוד עם אחרים שלא כמו עצמם.
מי לא יכול להתייחס לאתגרים ההם במקום העבודה?
כשעבדנו על כל נושא, הדיון בהחלט סיפק כלים שיעזרו להם לפתור את הסוגיות שזיהינו.
עם זאת, הבנתי גם שאם הם ינקטו פעולות יזומות מדי יום למניעת אותם נושאים, הם יוכלו להקל על המתח הגדול מהעבודה היומיומית שלהם. בונוס: פגישות עתידיות יכולות להתמקד בחקר מושגים חדשניים ויצירתיים יותר.
לשם כך, הנה שלושה צעדים בהם תוכלו להשתמש בעבודתכם מדי יום בכדי להקדים את האתגרים המפגינים צוותים רבים. כשאתה קורא, שקול כיצד, אם היית מסתכל על שלושת מדדי הביצועים העיקריים הללו בכל יום, חיי העבודה שלך עשויים להשתנות.
1. אחוז הזמן שאתה מבלה בשלושת העדיפויות הקריטיות שלך
כמעט כל לקוח שאני רואה נאבק בעומס עבודה גדול מדי. עם זאת, כשאנחנו לוקחים את הזמן כדי לפרק את העבודה באמת, זה בדרך כלל כרוך בהרבה זמן ואנרגיה מבוזבזת. הימנעות מעבודה, דחיינות, ריבוי משימות והסחות דעת כל העבודות החיוניות במסלול הצדדי, מוסיפים לחץ וגורמים לכל עומס עבודה להיראות גדול יותר מכפי שהוא.
אם אתם מאותגרי עומס בעבודה, הנה תרגיל להשלמת כל יום: הניחו שתי עמודות על עמוד. בצד שמאל, רשמו את שלושת-חמשת העדיפויות הגדולות, החשובות והמשפיעות ביותר על הביצועים שלכם - אתם יודעים, אלו שעומדים להופיע בסקירת סוף השנה שלכם, תעשו לכם העלאה והפכו את המחלקה לציון טאצ'דאון .
בצד ימין, כל יום, עקוב אחר העבודה שאתה עושה בפועל ואת משך הזמן שכל משימה אורכת. לאחר מכן עקוב אחר אחוז הזמן שאתה משקיע בסדר העדיפויות החשוב ביותר שלך לעומת כל השאר.
במה אתה מבחין?
אם יש פער בין סדרי העדיפויות החשובים ביותר שלך ובין מה שאתה מבלה את זמנך, סביר להניח שאתה סובל מאינפלציה בעומס העבודה. אתה עובד על הרבה משימות ונשאר באיחור, אך לא מבצע את הדברים החשובים ביותר.
מצד שני, אם אתה נותן את סדר העדיפויות שלך לכמות תשומת הלב הנכונה ומשאיר את העבודה הפחות ביקורתית עד מאוחר יותר (או מבטל, אם זה מה שנדרש), עומס העבודה שלך ייראה מציאותי יותר. בונוס: תרגיש הרבה יותר ממוקד ומושלם בתהליך.
הנה טיפ נוסף: כמנהל, אם מישהו היה בא אלי אומר שעומס העבודה שלו היה גדול מדי, הייתי רוצה לראות ניתוח זה לפני כל שיחה נוספת. לפני שאתה לוקח את סוגיות עומס העבודה שלך למנהל שלך, וודא שיש לך את העובדות לגבי מה שבאמת מניע את גודלו.
2. אחוז התקשורת שלך המותאם לסגנון המאזין שלך
אה, תקשורת. אני אוהב את הציטוט של ג'ורג 'ברנרד שו, "הבעיה הגדולה ביותר בתקשורת היא האשליה שהיא התרחשה." כמה צודק?
תקשורת לקויה בין חברי הצוות (והבוסים) מחזקת את העבודות ומקשה על הכל.
למרות שיש הרבה סיבות לכך, יש סיבה אחת מרכזית שהופיעה בסדנה, והיא אחת שאני רואה לעתים קרובות: כשאתה מתקשר אתה חושב לעתים קרובות יותר על מה שיש לך לומר, ולא על האופן בו האדם האחר צריך לשמוע. זה.
תן לי לתת לך דוגמא. לכולנו יש חוזקות שונות, סגנונות עבודה ואישיות. אני נוטה להיות נהג, מה שאומר שיש לי סגנון תקשורת ישיר מאוד ישר לנקודה. לפעמים בקריירה שלי אמרו לי שאני "מפחידה" או "בלתי ניתנת לגישה." קשה להאמין, אני יודע - מעולם לא ראיתי את עצמי כאחד. אבל הקהל שלי עשה זאת, וזה כל מה שחשוב.
בתגובה למדתי להתאים את סגנון התקשורת והתוכן שלי לקהל שלי. לכן, אם היעד שלי הוא מישהו שמאוד קשרי מונע ועוסק בהיבטים החברתיים של בניית קרבה בעבודה, הסגנון הישיר והנקודתי שלי עשוי להרגיש מאיים או סוחף.
על ידי התאמת הגישה שלי - העברת מסר זהה, אך איטי יותר, עם יותר חן חברתי ופוקוס על נטייה לקשר עם אותו אדם - אותו אדם יכול לשמוע אותי טוב יותר. ואז, הם למעשה מקשיבים, במקום להרגיש מאוימים ולהתגבר.
תתקשר בצורה יעילה יותר כשאתה זוכר את צרכי הקהל שלך. התבונן בסגנונות התקשורת השונים במקום העבודה שלך ובדוק כיצד תוכל לרענן מחדש את ההודעות שלך כך שאחרים יקבלו טוב יותר את מה שאתה אומר.
זכור, זה לא תפקיד הקהל שלך לפרש את המסר שלך. תפקידך לתקשר באופן שהקהל שלך יבין.
3. פעולות שביצעת כדי לטפח קשרים במקום העבודה שלך
בואו נודה בזה: הדרך בה העבודה מתבצעת כיום היא באמצעות מערכות היחסים שיש לכם עם הסובבים אתכם. כשאין לך מערכות יחסים חזקות, העבודה שלך תסבול.
קשרים חלשים במקום העבודה יוצרים סביבה שלילית. חשבו על זה: סביר להניח שתלכו לבת למישהו שלא באמת אכפת לכם ממנו? איך תהיה המורל אם יש קשרים חלשים או אדישים במשרד? האם תיהנו מהעבודה באותה מידה?
משתתפי הסדנה שלנו מתוחים תחת האתגרים שבאים ממחלקות שונות, תרבויות שונות ודורות שונים. במקום העבודה תוכלו לבחור בקלות לאפשר לאותן תכונות לחלק אתכם. לחלופין, אתה יכול לעבוד על מנת להתגבר על אותם פערים על ידי יצירת קשרים וטיפוחם במכוון עם אלה שאינם כמוך. ישנן דרכים רבות לבנות קשרים עם אחרים - וזה לא צריך להיות קשה או זמן רב.
לדוגמה, הקפידו לפגוש אדם אחד לקפה בכל שבוע, או לשבת עם קבוצה אחרת בארוחת הצהריים. להחמיא לאחרים (אותנטית) על העבודה שהם עושים; לשלוח הערות הערכה כשמצוין.
אם אתה חש קונפליקט בינך לבין עמית לעבודה אחר, אל תימנע מכך (ותלחץ על כך כתוצאה מכך) - הזמין אותו או אותה לשיחה כדי לדון ולפתור את ההבדלים שלך. נקיטת פעולה לטיפוח מערכות יחסים מחזקת את הקשר שלך עם הצוות ומשפרת גם את הביטחון העצמי שלך.
כעת, אתה מצוייד להעריך את יום העבודה שלך באמצעות עדשה חדשה מאוד. אם אתה יכול להתמקד בסדרי עדיפויות, ביעילות התקשורת שלך ובאיכות מערכות היחסים שלך, תהיה לך תוצאות מדהימות.
