אני אוהב לכתוב, ואני אוהב את כל ה"כללים "שבאים איתם. ובעוד שאני מקבל את ההעתקה מחדש של הציוצים והפוסטים שלי בפייסבוק לפני שאני משתף אותם עם העולם זה קצת יותר מדי עבור רוב האנשים, אני חושב שיש כמה כללי כתיבה שכולנו צריכים לנהוג בהם - במיוחד בעבודה.
אבל רבים מאיתנו (אני עצמי כולל) שוברים אותם מדי יום, לעיתים קרובות אפילו בלי להבין. ולמרות שפרוזה מושלמת עשויה שלא להיות בעלת חשיבות עליונה בכל משרד ובכל ענף, סביר להניח שיש מישהו - עמית, לקוח או הבוס שלך - שמבחין בכתיבתך, וגרוע מכך - לפסוק את המקצועיות שלך על סמך זה .
לכן, לפני שאתם מנסחים דוא"ל נוסף, שימו לב לטעויות הכתיבה הנפוצות ביותר במקום העבודה ופעלו במדריך זה כדי להימנע מהן.
1. כותבים יותר מדי כבדרך אגב
דוגמה: Thx למשוב ur, ג'ו! יהיה f / u מחר.
אני בר מזל מספיק לעבוד בסביבה די סתמית - כזו שבה אנו יכולים (ולעשות) לנעול כפכפים לעבודה ולשלוח אימיילים המוניים בצורה מגוחכת של תמונות פרושות זו של זו.
אבל האגידות הזו אינה הנורמה עבור כל משרד, מה שאומר שעדיף להיות רשמי יותר מאשר קל דעת בכתיבה המקצועית שלך. למרות שברור שזה כמובן לעקוף קיצורים וסלנג, זה אומר גם לכתוב במשפטים שלמים, להשתמש באיות נכון ולהימנע מכינויים. יכול להיות שתגיע תקופה בה נוח לך לדבר יותר כלאחר יד עם מקבל ההודעה שלך, אבל בעסקים, עדיף תמיד לשחק אותה בטוחה (ומקצועית) מאשר להצטער.
2. שימוש בקול פסיבי במקום פעיל
דוגמה: המסמך המצורף התקבל על ידי הצוות.
בואו ונפתח את זה מהדרך ראשונה: קול פסיבי - כלומר כאשר מקלט הפעולה מושא המשפט (במקרה זה, המסמך) - אינו שגוי מבחינה דקדוקית. אולם משפטים המנוסחים באופן פסיבי נראים לעתים קרובות מגושמים או מעורפלים שלא לצורך. קול פעיל - כאשר הנושא הוא הנושא של המשפט - הוא בדרך כלל ישיר וברור יותר. זה נשמע גם סמכותי יותר, ויכול להיות דרך טובה יותר להראות בעלות או אחריות על מה שעשית. ("חסכתי ללקוח 5, 000 $" מראה כי ההישג שלך טוב בהרבה מ"5, 000 $ נחסך. ")
3. שימוש יתר בנקודות קריאה
דוגמה: הי בוב! מקווה שהיה לך סוף שבוע נהדר! אני רוצה לעקוב אחר הדו"ח הראשון, וקיוויתי שתוכל לשלוח לי את הטיוטה האחרונה - אבל לא למהר! :-)
אני בהחלט מקבל את הסיבות לכך שאנשים זוכים לשמחות קריאה בכתיבה מקצועית. זה יכול להיות קל להבין בצורה לא נכונה את הטון או הרגש שמאחורי אימייל, אלמלא תצוגות טמפרמנט ברורות במיוחד, ואנשים לרוב מפלפסים את כתיבתם עם סימני קריאה במאמץ להראות שהם ידידותיים. אבל האמת, זה פשוט לא מקצועי - וחמור מכך, זה יכול להיתקל כנוער. (הדבר נכון גם לגבי סמלי הרגש - פרצוף סמיילי לעולם לא יביא את נקודתך באופן נשמע אינטליגנטי.)
זכרו שנקודות קריאה נועדו להפגין דגש, והם נוטים לאבד את משמעותם כשמשתמשים בהם יתר על המידה. השתמש בהם במשורה, וכאשר אין ספק, בכלל לא.
4. כתיבת קווי נושא מעורפלים
דוגמה: נושא: יום שלישי; גוף: אני זקוק לדו"ח הרבעון הראשון שנמסר עד יום שלישי הבא.
נושא הדוא"ל שלך צריך להיות סיכום מהיר של מה שיש בגוף. זהו מושג פשוט מאוד שלמרבה ההפתעה עדיין לא נתפס על ידי רוב גדול של עולם העבודה. אולם, כאשר רובנו מקבלים למעלה מ -200 מיילים ביום ולעיתים קרובות אנו צריכים לסרוק באמצעות תיבת הדואר הנכנס עמוסת ריבה עבור הנושאים שאנו מחפשים, זו יכולה להיות טעות כתיבה עסקית מקוממת במיוחד להשאיר את שורות הנושא שלך מעורפלות.
עם כל התקשורת המקצועית, המטרה שלך היא לספק בהירות כמה שיותר מהר - ובדוא"ל, זה מתחיל בשורת הנושא שלך. בדוגמה שלמעלה, "דוח Q1: בשל יום שלישי הבא" יהיה הרבה יותר ברור מאשר פשוט "יום שלישי."
5. התחממות בז'רגון
דוגמא: האם אתה יכול למשוך את מספרי ה- FS ולבדוק שהם מקבילים לספירת ה- STH שלנו?
למרות שאתה עשוי לחשוב ששימוש באזוזי מילות מפתח בתעשייה או בחברה גורם לך להישמע מקצועי ולא-יודע-דבר, זה מנצח את מטרתך אם אף אחד לא יכול להבין מה אתה אומר. זכור, גם אם אתה חושב שהנמען הישיר שלך יידע על מה אתה מדבר, ההודעה שלך יכולה להיות מועברת לאחרים, בתוך הארגון ומחוצה לו.
הדוא"ל או ההודעה הטובים ביותר הם כאלה שמבהירים את נקודתך (או את בקשתך או תשובתך) בקלות, והעגהון מעלימה את המטרה הזו שלא לצורך.
כן, כולנו מפרים את החוקים האלה מעת לעת (היי, שלחתי לרבים פרצופים מחייכים באמצעות אימיילים בין משרדיים בימיי). ובמייל מהיר במשרד סתמי לעובד קרוב, מדי פעם? בסדר גמור. אבל באופן כללי, הטוב ביותר שלך הוא לשחק בזה בצורה בטוחה, להישאר מקצועי ולסקור את עבודתך בכדי להרחיק את החסרונות הנפוצים האלה מהתקשורת שלך בכתב.
רוצה להמשיך ולשפר את הכתיבה שלך? כך תוכלו להפוך לסופר טוב יותר תוך 10 דקות.
