נכון לעכשיו, אני הולך להניח שאתה בקיא ביסודות הנימוסים האלה בדוא"ל. אתה יודע, דברים כמו תמיד כוללים קו נושא והתנגדות לפיתוי של כל גוף חם במשרד שלך.
כן, אני הולך להעניק לך את היתרון של הספק כאן. אבל האם זה אומר שלדעתי ההודעות שלך הן ללא רבב? בהחלט לא.
ישנם כמה חטאי דוא"ל שאינם חוזרים ונשנים באותה מידה - אך הם עדיין ראויים לא פחות. וכן, רוב הסיכויים שאתה יכול להיות אשם בכך שביצעת אותם (היי, אני ממש איתך!) - בין אם היית מודע לזה או לא.
אם אתה מוצא את עצמך מסמיק בזכרונו של אחד מאותם פו פו? ובכן, ידידי, למיילים שלך יש עדיין מקום לשיפור.
1. משחק "תפוח אדמה חם"
אתה מתגאה בכך שאתה לגמרי נמצא בתיבת הדואר הנכנס שלך - הודעות נכנסות לעולם לא עוברות זמן רב ללא תשובה ממך.
זה נהדר שאתה מחויב להיות כה מגיב. אבל חשוב שתשקול גם את האיכות של מה שאתה שולח. האם התשובות שלך אכן דוחפות את השיחה קדימה? לחלופין, האם אתה מפטר הודעות קצרות (ואולי אפילו חסרות תועלת לחלוטין) במאמץ להכניס את הכדור למגרש של האדם האחר ולקרב את עצמך צעד אחד קרוב יותר לאותו אפס תיבת הדואר הנכנס?
לעתים קרובות אנשים מוצאים שהם נופלים בקטגוריה האחרונה. למרבה הצער, המשחק התזזיתי הזה של תפוחי אדמה חמים בדוא"ל הוא פרודוקטיבי לחלוטין.
איך לשפר
אני יודע שהלחץ לחזור לאנשים יכול להיות גבוה, ואני לא מנסה לומר לך לתת להודעות להישאר ללא מענה.
במקום זאת, אם אינכם נמצאים בנקודה בה תוכלו לספק מענה איכותי, שלחו הודעה קצרה ובה נאמר כי אתם בוחנים אותה ותחזרו עם תשובה מפורטת יותר ברגע שיש לכם את זה.
צעד זה מבטל את הלחץ של הצורך להגיב מיידית, ובכל זאת נותן לך זמן להקדיש שיקול דעת הולם לאותה הודעה.
2. להציג את חוש ההומור שלך
אף אחד לא רוצה להישמע כמו רובוט חסר חיים באמצעות דואר אלקטרוני. ותאמינו לי, אני בהחלט מעריך את אותם תווים שפוחים וחופשיים המגיעים לתיבת הדואר הנכנס שלי.
עם זאת, אין כל התחייבות שמקבלים אחרים יחושו כך. עליכם לזכור שהודעות כתובות חסרות את הרמזים ההקשריים הלא-מילוליים והאחרים שעוזרים בדרך כלל להומור שלכם לנחות.
לכן, חשוב להכיר את הקהל שלך לפני שתפלף את הדוא"ל שלך עם מה שאני בטוח שהוא חוש ההומור הכוכב שלך. הייתי שמח עם ה- GIF הגדול של כלב בכובע מסיבות. חברי ההנהלה שלך? אולי לא כל כך הרבה.
איך לשפר
שוב, הבנת הנמען שלך היא מכריעה כאן. אבל, אם אתה מרגיש אפילו צל של ספק באיך יתקבל הבדיחה או ההערה המצחיקה שלך, מחק אותה.
מוטב לך להיות בטוחים מאשר להצטער, ואתה עדיין יכול להיות ידידותי ואישי בדוא"ל שלך - בלי שגרת הסטנדאפ!
3. מקשקש וממשיך
אני יודע שזה יכול להיראות כמו קו דק להליכה. אתה שומע כל כך הרבה פטפוטים על אותן פגישות אימה שיכולות היו להתרחש באמצעות הדואר האלקטרוני, עד שקל להרגיש לחוץ להימנע מכל התיישבות.
עם זאת, ניסיון זה לדלג על כל קשר פנים אל פנים מביא לעתים קרובות לכמה מיילים ארוכים. לפני שאתם יודעים זאת, הוצאתם יצירה מופת של 3, 000 מילים, הצוללת לפרט בודד של מצגת המכירות הקרובה. התראת ספוילר: אף אחד לא הולך לקרוא את זה.
איך לשפר
לפעמים אין אפשרות להימנע מהודעות ארוכות יותר. במקרים אלה, דברים כמו נקודות קליע, פסקאות קצרות וכותרות משנה יכולות לעזור לשמור על דברים מסודרים וקלים לעיכול.
אבל בהתחשב בכך שהאורך האידיאלי הוא איפשהו בין 50 ל 125 מילים, כל דבר ארוך יותר מזה עשוי להצדיק פגישה או שיחת טלפון.
4. הקלד דוא"ל שלא תרצה שמישהו אחר יראה
יש תחושת פרטיות שגויה שמגיעה עם תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יוצא מנקודת הנחה שהמקבל המיועד יהיה היחיד שראה את ההערה הנמרצת הזו על הבוס שלך.
הקשיבו היטב: לא רק שזה גס, אלא זה עסק מסוכן. בין אם מדובר בבעיה טקית בסופו של דבר, מחלקת משאבי אנוש סנונית, או אפילו עובד לעבודה רכילית, רוב הסיכויים שההערות הלא כל כך ידידותיות שלך יהפכו אותה בסופו של דבר לידיים הלא נכונות או מול העיניים הלא נכונות.
איך לשפר
זה אתה רק צריך לעצור - הודו קר.
אם אתה מתפתה להקליד בהודעה שלך משהו מעט לא צבעוני (אפילו בבדיחה!), שאל את עצמך את זה: מה תהיה תגובתך אם מישהו (כמו הבוס שלך או עמית אחר) היה רואה את ההערה הזו?
אם אתה קצת חושש מהמחשבה, הגיע הזמן להכות על מקש המרחב האחורי.
5. להיות נשוי לתיבת הדואר הנכנס שלך
בסדר, הטעות האחרונה הזו לא קשורה למעשה לתוכן ההודעות שאתה שולח. אבל, זה עדיין חשוב להיות מודעים אליו.
שוב, לרצות לנהל באופן פעיל את תיבת הדואר הנכנס שלך היא איכות נהדרת (כל אותם אנשים עם אלפי מיילים שלא נקראו פשוט מסתובבים מקנאים במחויבות שלך, אני בטוח!). עם זאת, זה לא נותן לך חופשי להשאיר את העיניים דבוקות לטלפון שלך באמצע ארוחת הערב, פגישה, חופשה או חתונה (כן, ראיתי שזה קורה).
לא רק שתיבת הדואר הנכנס הכפייתית שלך מרעננת מכריחה אותך להחמיץ שיחות וחוויות אמיתיות , אלא שהיא גם ממש לא מתחשבת באנשים שאתה מבלה איתם.
איך לשפר
התשובה כאן היא פשוטה: הרחק את הטלפון. אני יודע, זה נראה בלתי אפשרי. אבל, כפי שלמדתי בניסוי הזה, זה יותר משווה את זה.
הנה החדשות הטובות: כל הדברים המעודכנים האלה הם דברים שאתה יכול לפתור, בתנאי שאתה מוכן ללמוד ולשנות את הרגלים שלך. אתה לא מיועד לחיים של להיות דפוסי דוא"ל מוחלטים.
הטמיע את העצה הזו (ובזמן שאתה בעניין, פרש את היסודות של נימוסי הדוא"ל האלה!), ותהיה בדרך לעלות את משחק הדוא"ל שלך בחריץ נוסף.
