הרשה לי לספר לכם סיפור: פעם היה לעובד תאריך חשוב מאוד אחרי העבודה. הם בדיוק עמדו לכבות את המסך שלהם ולבש את המעיל כאשר עמיתם לעבודה עצר בבקשה "שתי שניות" מזמנם. העובד אמר בטוח, מדוע לא, הם יוכלו לחסוך שתי שניות. ו"שתי שניות "זה הפך לפגישה של חצי שעה שהייתה כרוכה במספר צעדים והותירה את העובד בהתנצלות בטירוף לתאריך שהופיע באיחור.
בטח, הקמתי את הסיפור הספציפי הזה, אבל הוא לא רחוק מהמציאות. למעשה, זה קורה כל הזמן במשרדי - וגם מחוץ למשרד.
הבעיה היא הדרך בה אנו מדברים על זמן. אנו אוהבים לחשוב שהבקשות שלנו הן קצרות, קלות או דורשות מאמץ מועט, אך מכיוון שלעולם איננו מקבלים ספציפיות לגבי כמה זמן אנו צריכים לעשות משהו, בסופו של דבר הכל לוקח יותר זמן מהצפוי.
לכן, אם אתה רוצה להתחיל לעזוב את העבודה בזמן (ולנהל את לוח הזמנים שלך בצורה טובה יותר באופן כללי) אתה צריך להפסיק לאפשר לאנשים להתחמק מלומר לך את הדברים הבאים:
1. "אני צריך את זה בסוף היום"
שאל שלוש אנשים במשרדך מה המשמעות של "סוף היום" עבורם. האם הייתה להם אותה תשובה?
עשיתי זאת עם עמיתי וקיבלתי את שלוש התגובות הבאות:
- 17:00 (שעה לפני שאתה עוזב את העבודה)
- 18 בערב (כשאתה עוזב את העבודה בפועל)
- 12 בבוקר (כשהיום מסתיים פיזית)
העניין הוא שכשמישהו אומר לך לקבל להם משהו בסוף היום, זה יכול להיות כל דבר.
תעקוב אחרי
זה המקום בו הצהרת עמוד פשוטה יכולה לעשות פלאים: "אני מגדיר את סוף היום כחמש אחר הצהריים - האם זה עובד בשבילך?"
2. "אתה יכול להביא לי את זה בהקדם האפשרי?"
שוב, ASAP יכול להיות דברים שונים לאנשים שונים. זה מרמז על דחיפות - ובכל זאת, לעתים קרובות אנו משתמשים בו כשמשהו באמת לא כל כך דחוף.
תעקוב אחרי
הזכר לאדם שאתה לא סתם יושב בחיבוק ידיים ומחכה לשריפות על ידי אזכור איך זה מתאים לסדרי העדיפויות שלך. אם זה באמת מצב בהקדם האפשרי, סמוך על כך שיידעו אותך.
נסה: "על פי לוח הזמנים שלי, אני יכול להביא לך את זה עד 10 בבוקר ביום רביעי. אם אתה חושב שאתה צריך את זה מוקדם יותר, אני יכול לעשות את זה! אבל אצטרך להתאים מחדש את סדרי העדיפויות שלי בכדי שזה יקרה. "
3. "זה ייקח רק שני שניות"
בואו נודה בזה: שום דבר לא לוקח שתי שניות לעשות. אפילו התעטשות אורכת זמן רב יותר מזה.
תעקוב אחרי
משהו בקווי ": אז אם זו באמת שיחה מהירה, אוכל לנהל אותה עכשיו - אבל אם לא, האם זה יכול לחכות?"
4. "שאלה מהירה בשבילך …"
אם קראת את הסיפור שלי למעלה, אתה יודע ששאלות מהירות הן לעתים רחוקות מהירות.
תעקוב אחרי
כמו לעיל, שאל אותם בדיוק כמה זמן עשויה להימשך השאלה שלהם.
5. "אני מריץ חמש דקות מאוחר, סליחה"
רוב הסיכויים שאדם זה לא יגיע בעוד חמש דקות בדיוק.
תעקוב אחרי
קבלו תחושה של היכן הם נמצאים ואם שווה לחכות להם: "ברצוננו לסיים את הפגישה הזו עד השעה ארבע אחר הצהריים - איפה אתה נמצא כרגע והאם עלינו להתחיל בלעדיך ולהדביק אותך אחר כך?"
זה גם בשני הכיוונים. אם אתה תופס את עצמך משתמש בשפה זו, הכריח את עצמך להבהיר. מכיוון שככל שנתחיל לדבר על זמן במונחים מציאותיים, כך נוכל לעבוד יחד יחד כדי לנהל את הציפיות של זו.
