רובנו, בשלב זה או אחר, חווינו רגע, יום, או אפילו פרק זמן ממושך בו הרגשנו שאנחנו נורא מצליחים לתקשר. אולי מישהו לא הבין את הכוונות שלך. או שהשיחות לא התבררו איך רצית. או שהתוצאות שביקשת לא הגיעו כצפוי.
אתה יכול לנסות לכוון את האצבע על משהו אחר, אבל אם שמת לב לדפוס עקבי של כישלונות תקשורת עם אנשים שונים, רוב הסיכויים שזה משהו שאתה עושה. (וגם אם אתה די טוב לבטא את עצמך, אתה תמיד יכול היה להיות קצת יותר טוב.)
להלן חמש שגיאות נפוצות וכל הדרכים בהן אתה יכול להתחיל לתקן אותן היום:
1. אתה לא שם לב
אתה יודע מה אתה רוצה לעבור - ולמען האמת, זה המחצית היחידה של השיחה שאתה באמת ממוקד בה. כתוצאה מכך, אתה רק שומע למחצה את מה שאנשים סביבך אומרים ואינך משתתף ביעילות בשיחה.
הפתרון
תשומת לב לאנשים אחרים והקשבה אמיתית לדברים שיש להם לומר היא קריטית להשגת הבנה הדדית וזרימת שיחה. עכשיו יש המון עצות כיצד להיראות מעורב, כמו ליצור קשר עין תכוף או להנהן בראשך בהסכמה. אבל הטיפ החביב עלי הוא לדאוג פחות למראה עניין, ולמעשה להתכוונן. כמו שסלסט Headlee אמרה בשיחת TED האחרונה, "אין שום סיבה ללמוד להראות שאתה שם לב אם אתה באמת שם לב. "
אז, צמצם את הסחות הדעת והרחיק את הטלפון. בחן את עצמך על ידי ניסיון לנסח מחדש את נקודת האדם האחר בביטוי כמו "אם אני מבין מה אתה אומר …"
2. אתה לא מגיע לנקודה
אתה משכפל שוב ושוב על משהו לא רלוונטי, או שאתה חולק בדרך אחרת פרטים שאינם נחוצים. כתוצאה מכך המשמעות שלך מוטה והאדם האחר מאבד עניין.
הפתרון
נסה לתקשר בצורה קצרה ותמציתית ככל האפשר. זה יעיל ממספר סיבות. ראשית, זה מכריח אותך להבין מה אתה באמת מנסה לעבור: אם אתה לא מרשה לעצמך לשום מקום לטייל או להעביר את הנושא, אתה תישאר במידע החשוב ביותר. שנית, זה מקטין את האפשרות לתקשורת שגויה. אם אתה כותב רק שני משפטים, קשה הרבה יותר לאבד את המשמעות שלך מאשר אם כתבת שש פסקאות. שלישית, זה מראה כבוד לזמנו של האדם האחר. לבסוף, זה מעודד הדדיות. בכך שאתה תמציתי יותר, תעודד אחרים בארגון או בקבוצה שלך להיות תמציתיים באופן דומה. אז אם אתה כותב דוא"ל או מתכונן לנאום, שאל את עצמך אם אתה יכול לחתוך מוך נוסף.
קשורים : 5 טיפים לכתיבת הודעות דוא"ל קצרות יותר שאינן מסתתרות כגסות או פתאומי
3. אינך מעודד תקשורת דו כיוונית
אם אתה בוס שנותן פקודות בלבד, או עובד שלעולם לא שואל שאלות, אתה סוגר את הדלת בדיאלוג משמעותי. רוב העבודות דורשות צורה כלשהי של חילופי דברים, ואתה לא רוצה להיתפס כבלתי ניתן לגישה.
הפתרון
אני לא מציע לך להגיב לכל דוא"ל בודד, או שתצטרך לתת מענה לשתי שאלות שנשאלות לכל משימה שתקצה. במקום זאת, התמקדו באנשים להרגיש מוזמנים לשאול שאלות או לספק מידע נוסף. רמז: אחת הדרכים לעודד התנהגות זו היא לדגמן אותה. אם תעשה את הצעד הראשון, אנשים אחרים ירגישו יותר בנוח לעשות את אותו הדבר.
4. אינך משתמש בפלטפורמה הנכונה
ישנם עשרות מדיומים מובחנים להעברת מסר, ורובנו משתמשים בכולם על בסיס יומיומי, בין אם זה בשיחה עם חברינו, יקירינו, עמיתים לעבודה או מכרים. ולרוב האנשים יש העדפה ("אני לא מקבל טוויטר!" "אני לא מתקשר, אני רק כותב טקסט." "אני אף פעם לא בודק את הדוא"ל האישי שלי.")
הפתרון
במקום לבחור את החביב האישי שלכם, עליכם תמיד לשאוף לבחור את המדיום המתאים ביותר למצב. לדוגמה, ייתכן שלא תצטרך להתקשר לפגישה פנים-אל-פנים כדי ליידע את עובדיך על שינוי מדיניות חדש כאשר דוא"ל יספיק. אתה יכול לדלג על העברת הודעות מיידיות על עמיתיך בשעת לילה מאוחרת, כאשר אינך זקוק למענה עד שעות פעילות. לפני שאתה בוחר דוא"ל, שיחות טלפון, פגישות אישיות, צ'אטים, ציוצים או טקסטים, שקול אם שיטת התקשורת שלך תשפיע על תגובתו של האדם האחר.
5. אתה לא מבקש משוב
אף אחד לא מושלם. יתכן שתעקוב אחר כל העצות בנושא "שיטות עבודה מומלצות" שתוכל למצוא באינטרנט, אך תמיד יהיו אזורים אישיים קטנים לשיפור.
הפתרון
צאי מגדרך לבקש משוב מעמיתיך והממונים עליהם (זה יכול להיות רשמי או לא רשמי כמו שהיית רוצה). לדוגמה, אתה יכול לבקש עצות במהלך סקירת ביצועים שנתית, או שאתה יכול לעסוק באקראי את לקוחותיך בשיחה ולשאול אותם אם אתה יכול לעשות משהו כדי להפוך את השותפות לחזקה יותר או לפרמטרים ברורים יותר, או שאתה יכול אפילו לשאול את הקולגות שלך. ישירות כיצד הם מעדיפים לקבל מידע. לעולם לא תהיי מושלמת, אבל כל צעד שאתה עושה כדי להשתפר הוא צעד בכיוון הנכון.
כשאתה מתחיל ליישם אסטרטגיות אלה, אל תתייאש אם אתה לא רואה מהפך מיידי. כמו כל מיומנות אחרת, תקשורת דורשת תרגול בכדי לראות שיפור; ואפילו כשאתה משתפר, השינויים יהיו קטנים ועדינים להתחיל. לאחר מאמצים עקבים ומדודים תמצאו את עצמכם עושים רשמים ראשונים טובים יותר ותרגישו שאתם מסוגלים להעביר את נקודתכם. לא רק זה, אלא שגם הסובבים אותך ישימו לב וזה יגרום לכל העבודה הקשה שלך להיות שווה את זה.
