יש כמה דברים מתסכלים יותר מאשר לבלות שעות בכתיבה (ומחיקה וכתיבה מחדש) של הדוא"ל המושלם לחמישה משפטים - ואז לא לקבל את התגובה שציפית. חשבתם שהמנהל שלכם יתרגש, אבל במקום זאת, היא נשמעת, טוב, מעצבנת.
מה קרה? האם שלחת את ההודעה שלך בזמן הלא נכון? האם לא הבנת את בקשתך די ברורה? האם ברכתך הייתה ידידותית מדי? האם חילקת את הוויבר הלא נכון?
באופן מפתיע, הנושא יכול להגיע למשהו הרבה יותר פשוט: כמה מילים. מילים שסביר להניח בהודעת דוא"ל שכבר שלחת היום.
לאחרונה כתבתי מאמר על מילים שמעניקות רושם לא נכון במיילים, והזדעזעתי מכמה אנשי מקצוע (בעיקר מעסיקים ומנהלי שכירות) ציצו אותי עם הצעות נוספות להוסיף לרשימה הזו.
מה היו כמה מהמילים הנפוצות שהעלו? קרא אותם ובכה.
1. גם
אני מודה בכך: יש לי התמכרות למילה "גם". זה הגיע למצב שאני צריך לעשות הגהה מיוחדת על גבי הודעות הדואר האלקטרוני שלי כדי לוודא שלא כללתי את זה יותר מפעם אחת בהודעה נתונה. השימוש ב- "לעתים קרובות מדי" יכול להיראות כאילו אתה מבקש יתר על המידה, ואם אתה בסוף מקבל את כל פריטי הפעולה האלה, זה יכול להיות מוחלט להחליט מה להתמודד תחילה.
מילות מעבר הן הכרחיות להודעות דוא"ל, אז מה שולח דוא"ל לעשות? כמה מהחלופות המועדפות עלי כוללות "בנוסף", "יתרה מזאת", "לבנות על זה" ו"בנימה אחרת. "
2. כנראה
כמו "בתקווה" (שעליו דיברתי במאמר השני), מילה זו מוסיפה מידה של אי וודאות למה שאתה אומר כשלא צריך להיות.
לדוגמה, במקום לשלוח דוא"ל ובו "אני כנראה יכול לעשות את זה היום עד חמש בערב", תהיה יותר קונקרטי עם המועד האחרון שלך. הוצא "כנראה" לגמרי. לחלופין, אם אתה באמת לא בטוח אם תעשה את המועד האחרון שלך, תן לעצמך מועד חדש, או לפחות קצת יותר גמישות. אפילו לומר ש"הסתיים היום "או" מחר כשאתה מגיע למשרד "נשמע הרבה יותר פשוט מאשר" כנראה ". במקרה הגרוע ביותר: אתה מעריך את הזמן הדרוש ומספק את הסחורה מוקדם. בתולדות העבודה איש לא התלונן על כך מעולם.
3. נסה או לנסות
יודה אמר פעם "עשה או אל תעשו, אין לנסות", והייתה לו נקודה טובה.
"נסה" או "לנסות" נופל תחת אותה טריטוריה כמו "כנראה" בכך שזה לא נותן שום אינדיקציה שאתה מרגיש בטוח במה שאתה עושה. למעשה, כמה מעסיקים שצייצו לי ציינו שכאשר עובד משתמש בשני המשפטים, הם פשוט מניחים שהוא או היא לא יכולים לעשות את מה שנדרש, נקודה.
האם אתה באמת רוצה שהבוס שלך יפקפק בך בגלל מילה יחידה? תן לי לענות לך על זה: לא. בפעם הבאה שאתה מוצא את עצמך משתמש ב"נסה "בדוא"ל, הוציא אותו. אם אתה לא בטוח אם אתה יכול לעשות זאת או לא, שאל את עצמך מדוע - אם זה מכיוון שאתה חסר מידע חיוני או כישורים ספציפיים, פנה לגורמים הרלוונטיים וגלה מה אתה צריך להשיג או להשיג כדי להפוך את "נסה" לבצע "עשה". אם זה לא אפשרי, המנהל שלך ירצה לדעת מייד. כל עוד אתה מסביר מדוע (דוגמה: "אין לי אישור לגישה לכונן המשותף הזה"), הוא או היא יבינו ויעזרו לך להסיר את המכשול או פשוט להקצות מחדש את המשימה.
4. בכנות
אם הייתה מילה כלשהי שמתחרה "ממש" על המונח השגוי לרעה לרוב, "בכנות" הייתה שם למעלה. אנשים מפזרים את זה בהודעות דוא"ל כל הזמן כמילוי, ואחרי זמן מה, המסע להראות יושר מתחיל להרגיש לא אמיתי - כאילו אתה נותן למישהו סוד גדול, זה בכלל לא סוד.
בכנות, גזור את זה.
5. חשבו
אנשים מדברים כל העת על ביטויים מתאימים ("אני לא בטוח אם זה רעיון טוב, אבל …"), אבל כזה שנראה לעיתים קרובות הוא "אני חושב …" לא באמת חשבתי על זה עד שמנהל שכירות צייץ לי את זה, אז עברתי מיילים של העובדים שלי כדי לראות אם זה נכון.
בטח, הנה זה היה. "אני חושב שאנחנו צריכים להתקדם." "אני חושב שאנחנו צריכים לשבת ולדבר על זה." "אני חושב שאנחנו מתקרבים." היו כמה מיילים שבהם אנשים השתמשו בביטוי הזה כלפי מעלה שלוש פעמים בפסקה אחת. ובעוד שמתי לב לשני המינים משתמשים בזה, נשים נטו לכתוב "אני חושב" בתדירות גבוהה הרבה יותר.
בפעם הבאה שאתה שולח הודעה, פשוט שחרר את "אני חושב …" ושתף את השקפותיך. אחרי הכל, אם הדוא"ל מגיע מכם, מי שאתה שולח אליו מייד ייחס לך את כל המחשבות!
הם אומרים שפחות זה יותר, ואני בכנות חושב שכנראה לנסות להפוך את הדוא"ל שלך לקצרים זו גם הדרך הטובה ביותר ללכת. רואה מה עשיתי שם?
