גם אם אינך עובד בתחום ה- IT, אתה כמעט בוודאות עובד עם טכנולוגיה בדרך זו או אחרת - הכנת גיליונות אלקטרוניים, עדכון דפי אינטרנט, בדיקת פרטי לקוחות ממאגרי מידע או סתם קריאת מיילים. וכפי שבטח שמתם לב, טק לא תמיד עובד כמו שאתם רוצים, או גרוע מכך, כמו שהוא צריך. משמעות הדבר היא שלפעמים אתה צריך לעבוד עם צוות הטכנולוגיה שלך כדי לפתור בעיות.
עם זאת, כפי שיודע כל מי שהשתתף באחת מהאינטראקציות הללו, זה לא תמיד הולך בצורה חלקה. על מנת לוודא כי תקבלו את העזרה הדרושה לכם וכי המומחים הטכניים תמיד ישמחו לסייע לכם, להלן טיפים מעשיים לתקשורת עם הצוות בצורה שתסתדר טוב עם שני הצדדים.
1. מצב חירום
דוגמה: "האתר אינו פעיל!"
העולם הדיגיטלי שלך מתרסק, או שאולי רק השרת של החברה שלך קורס. לא משנה מה המשבר, אתה צריך ליצור קשר מייד עם צוות הטכנולוגיה שלך - אך בלי להיבהל, להתחרפן ולהפוך שולחנות עבודה. לא, אתה צריך לעשות זאת בדרך הנכונה מכיוון שזה כל כך קריטי. זה אומר שאתה צריך להביא את העובדות לצוות הטכנולוגי במהירות ובבהירות שתוכל.
עם זאת, מילת אזהרה לפני שתשלח את הדואר האלקטרוני בכל הכותרות או תתקשר למפתח בבוקר יום ראשון: וודא שהמצב הוא באמת "חיים או מוות." עבור מרבית החברות, "חיים ומוות" כרוכים בשורה התחתונה. . במילים אחרות, האם זו בעיה שעוצרת או מעכבת אתכם, את הקולגות או את החברה שלכם מלהיות מסוגלים לשרת לקוחות כראוי? כן? תמשיך. לא? קח נשימה עמוקה.
לא בטוח מה נחשב למצב חירום? שאל את הבוס שלך אם קיימת מדיניות, ואם כן, הנוהל שנקבע לעקוב במקרה שהגרוע ביותר יקרה. אם אף אחד מהדברים האלה לא קיים, קבע צ'אט מהיר עם המנהל הטכני שלך או עם המפתח המוביל לגבי האפשרות להקים מערכת. הסיכויים הם שצוות ה- IT לא רק יעריך את העניין שלך, אלא שהם גם ישמחו שזה יביא פחות אזעקות שווא בעתיד. (אפילו חובבי הטכנולוגיה חוששים ממצב חירום של שרת 11 בערב.)
2. באגים פנימיים
דוגמה: "כשאני לוחץ על כפתור 'הבא', אני לא מועבר לדף הבא."
הפעם, הבעיה אינה מהווה איום על העסקים, אבל זו תקלה מרגיזה שגורמת להשלים של משימות מאתגרות. יתכן שתצליחי להמשיך עם היום שלך על ידי עבודה סביב הבאג, אך אל תסתפק בזה.
שוב, עליך לעקוב אחר כל פרוטוקול מוגדר לדיווח. (ובחזרה למספר הראשון, אתה יכול לעזור בהגדרת מערכת דיווח אם לא קיימת כעת אחת כזו.) כשאתה מגיש את הדוח שלך, זכור לכלול מידע רלוונטי ככל שתוכל.
דו"ח חלומי יכלול את הדברים הבאים:
- מה ניסית לעשות
- מה קרה כשעשית את זה
- המכשיר ומערכת ההפעלה בה השתמשת
- כל תוכנה שמעורבת
- צילום מסך של הבעיה
למרות שמידע זה עשוי להרגיש מייגע לכתוב, הוא יעזור לצוות הטכנולוגי לאבחן את הבעיה במהירות רבה יותר. רוצה נקודות בונוס (והבעיות שלך מטופלות מהר יותר)? הברש את תנאי הטכנולוגיה שלך כדי לדבר על הבאג. זה יחסוך לכל המעורבים הרבה ניחושים.
3. עדכון דחוף
דוגמה: "הלקוח זקוק לדף הבית שלו המעודכן ב- EOD."
חזור למשבר מרכזי. אבל הפעם, אתה זה שיזם את הבלאגן. זה אומר שאתה צריך להיות רגיש במיוחד לצוות ה- IT שלך. היה ברור מאוד מה צריך לעשות. ואם אתם זקוקים לעזרה בכמה פריטים, יידעו את הצוות את העדיפות של כל אחד, למקרה שלא ניתן לעשות הכל בו זמנית.
כמו כן, במקום לדרוש מצוות הטכנולוגיה להפיל את הכל כדי לשרת אותך, שאל כמה זמן הם חושבים שנדרש כדי לבצע את השינוי. אם לא ניתן לעשות זאת מהר ככל שתרצה, עליך לחזק מדוע המשימה כל כך דחופה (זוכרים את השורה התחתונה?), ולהבהיר שאתה כאן כדי לעזור בהשלמתה בהקדם האפשרי.
זה גם מפתח לזכור שרק בגלל שאתה צריך משהו, זה לא תמיד מאפשר את זה. תמיד נניח שלפני שהגעת למשימה הדחופה שלך, צוות הטכנולוגיה עבד על פרויקט אחר (או שניים או שלושה) עם תאריך יעד.
כן, אתם בטח זקוקים לגיטימית למשהו שייעשה מייד, אך האם יש תיקון זמני או מהיר (כמו סתם תיקון הקלדת הקליקים והקישורים השבורים) שיעבוד לעת עתה? אם כן, לכו עם זה. לאחר מכן, הגדר ציר זמן לשאר הפרויקט שמתאים לכל המעורבים.
4. הצעה (קטנה)
דוגמה: "עלינו ליצור דרך לקוראים להגיב לבלוג שלנו באמצעות פרופילי הפייסבוק שלהם."
יש לך רעיון חכם שלדעתך ישפר את האפליקציה או האתר של החברה שלך? יכול להיות שאתה נמצא במשהו. אבל זה לא אומר שעליך למהר לצוות הטכנולוגי ולצפות לשבחים על הרעיון שלך. במקום זאת, עליכם להיות חכמים ומכבדים כיצד אתם ניגשים אליו.
תן למפתחים או למעצבים לדעת מדוע לדעתך שווה ליישם את הרעיון שלך ("צוות השיווק שלנו פשוט שיתף כמה נתונים סטטיסטיים לגבי הפעילות של הלקוחות שלנו בפייסבוק, ואני חושב שזה יכול לעזור לנו לשפר את המעורבות באתר"). עם זאת, בד בבד, זכור את מגבלות הזמן והכסף שכולם מתמודדים איתם. זכור לכבד את הידע והדעות של אנשי המקצוע שלך. שקול להשתמש ב- "יכול" במקום "צריך" כדי להימנע מלהישמע כאילו אתה כבר יודע את כל התשובות הנכונות.
כמו כן, אם לבוא עם רעיונות מסוג זה הוא חלק קבוע בעבודתך, נסה ללמוד על פיתוח או עיצוב. אפילו ידע בסיסי יעזור לך להציע הצעות מועילות ומציאותיות יותר.
5. רעיון גדול
דוגמה: "מה דעתך לעצב מחדש את כל דף הבית?"
לפעמים אתה רוצה לטלטל את העניינים. והתובנות שלך כזרים מבחוץ יכולות (לפעמים) להיות בדיוק מה שצריך כדי לרענן את האסטרטגיה או המותג של החברה שלך.
אבל, אל תיסחף מהדחפים המהפכניים שלך. שוב, עליך לספר לצוות העיצוב או הפיתוח שלך מדוע אתה מאמין שהשינוי הכרחי. ומכיוון שמדובר בשיפוץ גדול שעליו אתה מדבר, עליך להיות מוכן להצדיק את ההוצאה והזמן הדרוש בכדי לגרום לזה לקרות.
אתה יכול לגרום לרעיון להישמע מושך יותר אם אתה יכול למצוא דרך לעזור. אולי אתה יכול להיות בודק בטא. לחלופין, אתה יכול לכתוב עותק. או, אולי אתה יכול להשאיל לצוות הטכנולוגי את המתמחה שלך כדי לעזור לחקור כמה היבטים (פשוטים יותר) של התהליך. כל דרך שתוכלו להתמודד בה תקל על העומס, מה שאומר שהרעיון הגדול שלכם יכול להפוך למציאות במהירות רבה יותר.
בין אם מה שאתה צריך זו משימה רגישת זמן או סתם הצעה יצירתית לשיפור, הידיעה כיצד לפנות לצוות הטכנולוגי שלך כשתזדקק לעזרתם, תקל על שתי המשרות שלך ותעזור לכולם לעבוד טוב יותר - באופן אידיאלי תביא פחות מיילים מבלבלים ש לחץ על כולם.
