אם אתה חדש בניהול, זה בטח אומר שאתה נאבקת עם משלחת. מכיוון שהביצועים של הצוות שלך משקפים אותך ישירות, אתה צריך לוודא שאתה מתמודד עם הכל בעצמך, נכון?
אני מנחש שאין לך זמן כזה. בנוסף, צוות האנשים שאתה מנהל? ובכן, יש לך אותם מסיבה כלשהי.
אני יודע, אני יודע - קשה להרפות משליטה. אך על ידי האצלת משימות לסובבים אתכם, תוכלו לעזור להם להיות פרודוקטיביים יותר, לספק להם הזדמנויות לצמוח ולאפשר להם להיות חלק בלתי נפרד מההישגים של החברה שלכם - הכל חלק מתפקידכם כמנהל. בנוסף, כבונוס, תוכלו לפנות זמן מה להיות הבוס בפועל.
אם אתה פריק שליטה, הגיע הזמן לחזור אחורה ולהוציא כמה מהמטלות המנדנדות שלך מהצלחת שלך. כך תוכלו להגדיר את עצמכם למשלחת מוצלחת.
הניחו את התירוצים שלכם למנוחה
אם אתה מהסס להאציל כי אינך חושב שמישהו אחר יכול לבצע את המשימה "נכון", לא עשית את עבודתך כבוס. חלק מתיאור התפקיד שלך הוא ללמד, להנחות ולהכשיר את העובדים שלך, כך שהם ירכשו את הכישורים הדרושים להשלמת המשימות כמו גם (או יותר טוב ממך).
או, אולי אתה חושש שהעברת יותר מדי משימות לא תהפוך את עמדתך ללא רלוונטית - מה אתה אמור לעשות עם רשימת מטלות ריקה?
אל תדאגו למצב הזה. חיוני שיהיה לך זמן לדברים הגדולים בתמונה: הנחיית הפרויקטים של הצוות שלך, עזרה בהשגת יעדים גדולים יותר, שכירת האנשים הנכונים ושמירה על תהליכים זורמים בצורה חלקה. בנוסף, כשיהיה לכם קצת זמן פנוי, תוכלו לבזבז אותו באימון חברי הצוות שלכם אחד על אחד, מה שיהפוך את כולם ליעילים יותר בטווח הרחוק. זכור, גם אם אינך מסיים משימות ופרויקטים בעצמך, אתה חיוני לתוצאה הסופית.
בחר את האדם הנכון לתפקיד
זהו הכלל מספר 1 בכל הקשור להאצלה: הקצה משימות על סמך הכישורים הטובים ביותר של כל אחד, או - אם מתאים - על סמך הכישורים שאנשים מנסים לפתח. לדוגמה, אם אתה מאציל החלטות בנוגע לאירוע ועידה, בחר אדם שעוקב באופן עקבי אחר לוגיסטיקה ומיטיב עם הספקים, או הקצה אותו לאדם שביקש את ההזדמנות לקחת תפקיד מתכנן אירועים גדול יותר.
חשוב לקחת בחשבון גם את עומסי העבודה הנוכחיים של העובדים שלך. אולי למישהו לא הוטלה משימה גדולה זמן מה ונראה שהוא לא היה מעורב לחלוטין. העמדתה על האחראית על הפרויקט החשוב הבא תמלא את זמנה בעבודה משמעותית ותתן לה הזדמנות להאיר, מה שעשוי לספק דחיפה רבה בפריון. מצד שני, אם מישהו עמוס בפרויקטים, היא לא מתכוונת לעשות את העבודה הכי טובה שלה, לא משנה כמה היא נהדרת.
כאשר לעובדת שאתה בוחר יש את הכישורים (והזמן) למשימה שהוטלה, סביר להניח שהיא תצליח - ותרגיש הרבה יותר בטוחה באפשרות לאפשר לה להשתלט עליה.
הראה להם את התמונה הגדולה
לפני שתתחיל לחלק משימות, חשוב להבין בדיוק מה אתה מקצה. עכשיו זה לא אומר שאתה צריך להחליט כיצד תבוצע משימה נתונה (זה מה שאתה מאציל!), אך עליך לענות על השאלות הבאות: מה אתה מבקש ספציפית? מדוע צריך לעשות זאת? מה התוצאה הטובה ביותר? מה המועד האחרון למוצר המוגמר?
לאחר מכן, ספק את המידע הזה לאדם שבחרת. עובדים מצליחים הרבה יותר כאשר הם יכולים לראות את התמונה הגדולה, מכיוון שהם מבינים בדיוק כיצד החלק שלהם ישתלב במטרה הכוללת. משם הם יכולים להחליט כיצד להתמודד עם המשימה על מנת לעמוד במלואן בציפיותיכם (וגם של החברה).
תן הדרכה מספקת מספיק
לאחר שתעביר את המשימה, תתנגד לדחף למיקרומניה. אני יודע שזה מפתה, במיוחד כשאתה מבחין במשהו שהיית עושה אחרת, אבל זכור: אתה לא זה שעושה את זה.
יש כאן קו דק. למרות שאתה צריך לענות על שאלות ולוודא שהעבודה מסתיימת, אתה לא צריך להכביד על הדברים הקטנים (לפחות עדיין לא) - במיוחד אם לא שואלים אותך. לדוגמה, אם ביקשת ממישהו לרשום דוח, עצור ליד ותראה איך זה מתקדם. אם היא שואלת אותך מאיפה אתה בדרך כלל מושך את מספרי המכירות, מידע זה אתה יכול לשתף שיעזור, מכיוון שהוא מצביע אותה בכיוון הנכון. אבל אל תעבור על המספרים שלה כשאתה "פשוט עובר ליד", או התחל לדון במשפט השני בפסקה הרביעית של העמוד השלישי.
כמו כן, לאחר שהאצלת, זה תלוי בך לוודא שהעובד שלך לא משתמש בהכוונה שלך כקביעה. לפעמים העובדים נלחצים מקבלת החלטות ומבצעים איתך צ'ק בכל סיבוב, אך הזכר להם (ואת עצמך) מדוע הקצית להם את הפרויקטים מלכתחילה: כי ידעת שהם יעשו עבודה נהדרת. זה יעביר שיש לך אמון מלא בצוות שלך, ותחושת אמון תגביר את המוטיבציה שלהם להצליח.
מעקב עם משוב
כאשר הכל נאמר ונעשה, חשוב לספק משוב על המוצר המוגמר של העובדים שלך. האם הם הקשיבו להוראות שלך? האם הם עמדו בלוחות הזמנים? האם הפרויקט פוצץ אותך וגרם לך לתהות מדוע לא האצלת אותו מוקדם יותר? או, אולי היה לך מישהו שנפל על פיו ויכול להשתמש בביקורת בונה. תהיה התוצאה אשר תהיה, עליכם לבצע צ'ק אין לאחר כל פרויקט כדי להסביר את מחשבותיכם.
עליכם לנצל את ההזדמנות לבקש משוב על כישורי המשלחת שלכם. האם סיפקת מספיק הכוונה? האם בעצם נתת לעובדים שלך להתמודד עם העבודה בעצמם? מה אתה יכול לעשות אחרת בפעם הבאה? הדרך היחידה שבה תהליך המשלחת יכול להקל היא לתקשר באופן גלוי מה השתבש, ומה ניתן היה לעשות טוב יותר.
האצלת יכול לפתוח שעות של זמן נוסף, ולאפשר לך ולצוות שלך להיות יותר פרודוקטיביים. אז ככל שתרצו לשמור על שליטה בכל משימה אחרונה, תנו לצוות שלכם את ההזדמנות לעלות לצלחת. היי, הם פשוט עשויים להפתיע אותך! וזכרו: כשהם מצליחים עשיתם את העבודה שלכם נכון.
