אימייל ביצע מהפכה במקביל בחיינו המקצועיים והפך אותם לכאב ראש מלא.
בצד המהפכני, היכולת לשלוח לאנשים הודעות בזמן - ולהעביר אותם ממש מול פניהם בכל שעות היממה - היא די נפלאה. אנו יכולים לפנות לאחרים מבלי להפריע לארוחות הערב שלהם, להעיר אותם בלילה או לגרום להם לעצור באמצע פגישה, שיחה או אירוע אחר להכיר בנו. עם זאת, יחד עם זאת, אנו מבינים שההודעות שלנו ככל הנראה ייראו תוך דקות או שעות מרגע ששלחנו אותם.
עם זאת, בצד כאב הראש המלא, אימייל שחוק את איכות חיינו, את היכולת לבצע עבודה ועבור רבים - כל תחושת רווחה. מחקרים בשנים האחרונות מראים כי בעל המקצוע הממוצע מוציא עד שליש משבוע העבודה שלו ראשית בתיבת הדואר הנכנס. עבור אנשי מקצוע עסוקים שאינם יכולים להרשות לעצמם לוותר על שליש משעות היום שלהם, הדבר מתרגם לעתים קרובות לשעות הלילה המאוחרות הרבות שעברו על הודעות, רק כדי להתעורר ולמצוא עשרות חדשים חדשים שם.
ואחרי חודשים או שנים של מחזור זה, אתה יכול לדמיין איך האדם שבקצה הקבלה של הודעת הדוא"ל שלך חשוב כל כך עשוי להרגיש רק קצת מתמרמר אפילו לפני שהוא פותח אותו.
אז איך תוכלו להשתמש בכלי זה לטובתם - בין אם זה דרך חיפוש עבודה פעיל או בחייכם המקצועיים היומיומיים - מבלי ליצור הריסות בתיבת הדואר הנכנס של הצד השני או לגרום לו או לה להרגיש קבורים חיים?
שלב 1: שאל את עצמך, "האם די בהודעה זו בכדי לזכות בדוא"ל?"
בוא נהיה כנים. אחוז סביר של הפתקים שאתה שולח (במיוחד החוששים "אני חושב שאמשיך להתקדם ואנשי CC לכולם") כנראה לא היה צריך להישלח. יכולת לקפוץ מעל לשולחן עמיתך לעבודה, לשלוח טקסט מהיר, או להבין מה כל מה שבא לך הבודד.
אז לפני שריססו את האדמה בתקשורת, שאלו את עצמכם "האם צריך לשלוח את זה?" ומיד לאחר מכן (בהנחה שהתשובה הראשונה שלך היא "כן"), שאל את עצמך, "האם זה המדיום הטוב ביותר להודעה שאני זקוק לה?" להעביר?"
אם כן, המשך.
שלב 2: השתמש היטב בשורת הנושא
אם אתה רוצה שההודעה שלך תתקבל לטובה, קרא במהירות, ואם אתה זוכה להגיב עליה, עשה זאת: אסטרטג ישירות משורת הנושא.
במקום לזרוק בשורת נושא משעממת, מוגזמת או מלאת משעמם (למשל "מעקב" או "שאלה" או "זקוק לעזרה"), תפוס את האדם בברכה. שקול משהו כמו "הופנה על ידי ביל סמית '- תפקיד מנהל שיווק" או "בקשה בזמן - צריך חתימה עד יום חמישי אחר הצהריים". ראש הממשלה היום? ")
העניין כאן הוא זה: נניח שהדוא"ל שלך עומד לשבת בשכבה עם חבורה של אחרים בתיבת הדואר הנכנס של הנמען. שורת נושא משכנעת תעזור להבטיח שהיא נקראה (ומגיבה עליה) בצורה מתוזמנת.
אה, ופתק צדדי, שמור את האפשרות "סמן דחוף זה" למצבים דחופים באמת. הדרך המהירה ביותר לעצבן מישהו היא "דגל אדום" משהו שדחוף לאיש מלבדך.
שלב 3: להקל על הצד השני
כאחד שמקבל 100+ דוא"ל בכל יום, אני עובד קשה מאוד כדי להקל על חייהם של האנשים אליהם אני שולח דוא"ל. ואני אוהבת את זה כמו משוגע כשהם עושים את אותו הדבר בשבילי. איך, באופן ספציפי, אתה יכול לעשות זאת?
ראשית, אם ההערה שלך היא יותר נקודת מידע מאשר משהו שאתה מצפה לתגובה עליו, שקול להתחיל במשהו כמו "אין צורך בתשובה - רק רציתי להודיע לך ש …"
זה גם יקל על העומס על תיבת הדואר הנכנס שלך מכיוון שהצד השני לא ירגיש נאלץ לשלוח הודעה בה כתוב "תודה על כך" או "הודעה שהתקבלה."
בשלב הבא, שמור את הדבר כמה שיותר קצר. לעבור והגהה לפני שאתה מכה בשליחה. האם זה תמציתי? האם אתה יכול לחתוך משהו שאינו חיוני? האם התחלתם לזרם מחשבה מטושטש ובסופו של דבר מאמר בן 14 פרקים? אל תשלח משהו מסורבל אם תוכל לעבור את אותה ההודעה עם מחצית העותק.
כמו כן, אם יש לך נקודה אחת או שתיים "אינך יכול לפספס" שאתה מנסה לבצע, שקול להדגיש אותן כך שהמבקר יראה אותן מייד. (פשוט השתמש בזהירות - אתה לא רוצה שזה ייראה כאילו אתה צועק על האדם.)
ולבסוף, עבדו כמו משוגע כדי להכניס את כל מה שצריך כדי לתקשר במייל אחד, ולא בחמישה. מדי פעם, "אופס! שכחתי את הקובץ המצורף! "או" הו תירה, עוד דבר אחד … "היקף נקרא להיות אנושי. שליחה שגרתית של שלוש או ארבע הודעות מהירות באש לאדם אחד - מכיוון שלא הצלחת לאסוף את מחשבותיך לפני שהתיישב ליד המחשב שלך - לא תראו כמביאות.
בהחלט, אל תימנעו מלשלוח דוא"ל למישהו לחלוטין מחשש שהם יתמרמרו כי העזתם למלא את תיבת הדואר הנכנס. זה אחד מכלי התקשורת העסקיים הטובים ביותר שיש לנו, במיוחד לאלו מאיתנו שעובדים עם אנשים באזורי זמן מרובים.
אולם יישום אסטרטגיה בגישה שלך - והתחשבות בנמען - יעזור לך בהחלט למקסם את עוצמת ההודעה ואת הסיכויים שתקבל תגובה חיובית.
