אתה יודע איך זה הולך. אתה מתחיל את הדוא"ל לבוסך, לעמית, לקוח או למנהל משאבי אנוש בברכה נאותה. אתה חוצה את ה- TS שלך ומנקד את ה- Is שלך, ואתה מסיים את ההודעה בחתימה רשמית כמו "הכי טוב" או "בכנות."
מקבל הדואר האלקטרוני מגיב באותה פורמליות, פונה אליך בברכה רגילה ואז כותב מספר פסקאות דקדוקיות לפני שהוא עוטף את הפתק עם חתימה דומה; אולי זה "בברכה", או "סליחה".
מכיוון שההודעה הזו מצריכה ממך תגובה, אתה ממשיך לשחק יחד עם מה שאתה חושב שהיא הדרך המקצועית - להקליד את הברכה המלאה (שוב), לחבר את גוף ההודעה ואז לסיים עם "כל טוב, ". אתה ממשיך לעשות זאת גם לאחר ריבוי גב וגבולות למרות שבסופו של דבר זה נראה חסר טעם ואפילו מעט מסורבל.
אלא אם כן אתה עובד במשרד תאגידי סופר, שבו אפילו מצפות קריאות קריאה, אתה צריך להסתדר עם הוצאת הדיבור הרשמי, במיוחד אם תקשורת עם הבוס שלך או עמיתים לאורך כל יום העבודה היא תופעה שכיחה.
ברגע שזה מרגיש טבעי לגרד את ה"שלום ", הנעימות וה"תודה" המיותרת, להתראות, עשו זאת. וכדי לעזור לך להרגיש ממש בסדר עושה את זה (ולא כמו מפלצת נימוס), מצאתי כמה הנחיות.
1. אל תהסס לעקוב אחר החליפה
למרות שזה יכול להיות מפתה למסד את כל ההחלפות אם זה מה שאתה מורגל אליו או בגלל שכך לימדו אותך, הרבה זמן, זה פשוט לא הכרחי. שימו לב לרמזים במקום העבודה שלכם, או שבסופו של דבר תבלטו. אם הבוס שלך מעביר לך דוא"ל עם לא יותר מאשר הערה לגבי הסתכלות כדי לבדוק אם זה מעניין, ואתה עונה בהודעה רשמית, אני מבטיח לך שאתה לא זוכה בנקודות בראוניז - אתה רק סותם העלה את תיבת הדואר הנכנס שלו או שלה והתעלם מאיך הצוות שלך מטפל בתכתובת מזדמנת. לחלופין, אם עמיתך התחיל לתקשר איתך בצורה סתמית (מבלי לפנות אליך בשמם או לכלול סימן רשמי), קבל את זה כסימן שלך להגיב בעין.
2. הפעל אותו (תלוי עם מי אתה מדבר)
לא משנה אם הבוס האחרון שלך הבהיר שאימוץ נימה לא פורמלית היה בלתי נסבל; אתה כבר לא עובד בשבילה. עם זאת, מילת זהירות, רק בגלל שאתה מגיע לנקודה שבה אתה מפיל את "הטוב ביותר" עם המנהל שלך, זה לא אומר שאתה צריך לבטל את המילה לגמרי מאוצר המילים שלך. אם אתה מדבר בקביעות עם מישהו שמעולם לא פגשת ומערכת היחסים שלך היא יותר רשמית מאשר לא, אל תמהר כל כך לצאת מבלי לכלול סגירה נאותה, במיוחד אם אתה על הגדר כיצד להמשיך. שגיאה בצד הזהירות תהיה תמיד עצה טובה.
דע זאת: החלפתו אינה חלה רק על אנשים שונים. אפילו אם התכתבות עם אדם אחד מתחילה באופן רשמי, מותר לך לקפוץ לבשר של הנושא כשאתה דן על פריט על פני חוט דוא"ל ארוך - ולא לטרוח ברכות או כניסות כלשהן.
3. שקול תזמון
אם אתה יוצא לחופשה במשך שבוע וחוזר למשרד עם רשימת שאלות עבור הבוס שלך, שלא דיברת איתו ולא ראית מאז שיצאת לעצמך, כנראה שהכי טוב להתחיל את אותו דוא"ל ראשון בחלל פנים כמו "בוקר טוב", "מקווה שבריאתך", או, אם המנהל שלך היה זה שהיה בחופשה, "ברוך הבא" - גם אם אתה והמפקח שלך בדרך כלל מדלגים על הברכה או על שיחות חולין. חלוף זמן ההתחשבות חשוב גם להחלפות עם לקוחות או ספקים חיצוניים. אם אתה בקשר פעם בשבוע או רק כמה פעמים בחודש, יתכן כי יהיה זה נכון להתחיל את ההודעה הראשונית לאחר שחלף זמן כלשהו עם מבוא הכניסה וחתימת הסגירה המתאימה.
בסיס מגע חודשי עם איש בכיר במחלקה עשוי לדרוש מכם גם להישען לעבר כתיבה שמרנית יותר. אם ההודעה הראשונית הזו מביאה קדימה ואחורה משמעותית במשך מספר ימים, כנראה שזה בסדר להפחית את הגורם הרשמי, במיוחד אם הצד השני עשה זאת.
בסופו של דבר עליכם לקבוע את הטון והמבנה של ההודעות היוצאות שלכם. אבל אני יכול לומר לך דבר אחד, באופן אישי מעולם לא מצאתי את זה בעייתי כשמישהו שאני מדבר איתו בקביעות מחליט להוריד את הפתיחה והסגירה הסטנדרטית; למען האמת, אני מוצא את זה הקלה שאנחנו פשוט יכולים להמשיך לומר את מה שהגענו ברשת לומר. לעתים קרובות הנגשת דוא"ל מתאימה רק לנקודה - והתאוששות שלי היא שתדע מתי לפספס את הפורמליות.
