לא נותר שום דבר להתמודד ברשימת המטלות שלך. למרבה הצער, זה לא בגלל שהיית סופרסטאר פרודוקטיביות. הסיבה לכך היא שכל דבר אחרון ברשימה שלך עומד ללא הפסקה - בהמתנה לאישור, עריכה או הנחיה של המנהל שלך.
מנהלים עושים זאת לרוב במיטב הכוונות. הם רוצים לראות, לסקור ולתמוך בכל מה שיוצא מהמחלקה כדי לוודא שהוא הכי טוב שיכול להיות. אבל בתהליך זה, מיילים מצטברים בתיבת הדואר הנכנס שלהם, ועובדים יושבים מסביב ומחכים לאישורים שהם צריכים כדי לעבור לפרויקטים שלהם.
איך מתמודדים עם צוואר בקבוק שמגביל את יכולתך לבצע את העבודה שלך? להלן מספר טיפים להתמודדות עם בוס בהנהלה.
תכנית לזה
מכירים את אותו חבר שאיחר להכל? היא זו שאומרת "אני כמעט שם!", כאשר היא עדיין לא יצאה מחניה. אתה יכול להתמודד עם האיחור התמידי שלה למשך זמן מה, אבל כשאתה יודע שיש אירוע חשוב שהיא בהחלט צריכה להיות בזמן אליו - כמו החתונה שלך - אתה אומר לה שזה מתחיל שעה מוקדם מכפי שהוא בפועל. ואז היא מופיעה בצורה מושלמת בזמן.
באותו אופן אתה צריך לתכנן קדימה כשאתה יודע שאתה עומד להיתקל בצוואר בקבוק. זה יכול, למשל, להיות הכניסה של הדו"ח לתיבת הדואר הנכנס של המנהל שלך שבוע קודם לכן, אחרת להקדיש זמן נוסף לו או לה לבחון אותו ולאשר אותו. לחלופין, אם אתה כותב עלון חברה, אולי תקבל את האישורים של המנהל שלך על כל אחד מרעיונות הסיפור לפני שאתה מתחיל לכתוב בפועל - במקום לעבוד על השלמת הידיעון כולו ואז להציג אותו לאישורה, לאלץ מועד אחרון הדוק כנראה שלא יתקיים.
להזכיר, להזכיר שוב
הדבר הגרוע ביותר שאפשר לעשות הוא לשלוח בקשה או משימה לבוס שלך באמצעות דואר אלקטרוני, ואז פשוט לחכות (ולחכות ולחכות) לתגובה. זה ממש מתחנן למשימה שלך להיתפס בצוואר הבקבוק.
בבסיס הבעיה, הבוס שלך כנראה עסוק מאוד (ואולי קצת לא מסודר) - וזה אומר שהוא או היא עשויים להזדקק לתזכורת או שתיים כדי להבטיח שמשימות יושלמו. אז אולי אתה שולח דוא"ל לבוס שלך ביום שני אחר הצהריים עם בקשתך או המשימה לבדיקה. ביום שלישי, כשאתה עובר ליד משרדו במהלך ארוחת הצהריים, אתה עוצר ואומר, "רק רציתי להזכיר לך שאני צריך את הביקורת שלך ואת אישורך על הצעת סמית 'בסוף היום ביום רביעי - זה עכשיו בתיבת הדואר הנכנס שלך." ואז בבוקר יום רביעי, אתה שוב נכנס לשאול, "האם תוכל להביא לי את השינויים והאישור שלך היום אחר הצהריים? אני יכול לשלוח מחדש אם אתה צריך. "
אני יודע, זה נשמע מעצבן. אך למען האמת, הבוס שלך עשוי להעריך את התזכורות - ואם זה יעזור לך להשיג את מה שאתה צריך, בסופו של דבר הוא עוזר לבוס שלך (ולמחלקה כולה) להצליח.
בקש לקחת את ההובלה
אמנם ברור שהמנהל שלך מעדיף לבדוק ולאשר את כל מה שעובר במחלקה, אם אתה גורם לו להרגיש בטוחים יותר ביכולות שלך, הוא או היא עשויים להיות מוכנים למסור את המושכות.
לדוגמה, לאחרונה היה לי מנהל שאהב להסתכל אחרון אחר כל מה שצוותי כתבתי - עד למיילים הכי ארציים - וזה האט את המשך ההתקדמות של כולם בצורה משמעותית. סוף סוף ניצלתי סיכוי להעמיד את קרקעי במשימה קטנה שידעתי שסמרתי: "היי ליסה, יש שתי הזמנת וובינר שצפויות להיום. סקרתי את העותק והיו מעט מאוד עריכות. אני יודע שיש לך הרבה בצלחת שלך; האם יהיה בסדר אם הייתי ממשיך וקדימה אותם? "
היא (קצת באי-רצון) הסכימה, ובסוף הצלחתי לחצות את הפריט הזה מרשימת המטלות שלי - והיא ראתה שזה התברר בסדר. לאחר שבדקתי את המים התחלתי לאט לאט להיות בטוח יותר ביחס לקריאות אלה למשימות אחרות: "אני לא חושב שהאחד הזה צריך את הביקורת שלך, אז אני הולך להמשיך ולסיים את זה. זה בסדר? "ורוב הזמן, היא הסכימה. בטח, אם היינו כותבים תקשורת דוא"ל הכוללת חברה מטעם הצוות המנהל, היינו צריכים את אישורה. אבל אם הייתי מבצע עריכות קלות בחוברת מכירות קיימת או בסיפון PowerPoint, היא הסכימה שהיא לא צריכה לבדוק. וזה פתח את זמנה ושחרר את צוואר הבקבוק.
ניהלו שיחה פרנק
כמובן, הבוס שלך עשוי להיות יותר מדבקה - והתגובה שלו או שלה לניסיון שלך לעקוף את התהליך הקבוע עשויה להיות, "לא, אני עדיין צריך לבדוק את זה. אני אגיע לזה ברגע שאוכל. "
במקרה כזה, עליך לטפל בבעיה בצורה ישירה יותר. במהלך הפגישה המתוכננת שלך אחד על אחד באופן קבוע (אם אין לך הגדרה אחת - עליך), העלה את הנושא ואיך זה משפיע על הצוות: "אני יודע שיש לך לא מעט פרויקטים ומשימות שמחכים לבדיקה. האם יש דרך שנוכל לייעל את התהליך? האם יש משהו שאני יכול לעשות באופן אינדיבידואלי כדי להקל עליך? "
לדוגמה, אולי היא תעדיף שתציין את המועד האחרון בשורת הנושא של הודעת הדוא"ל שלך, כך שתוכל לתעדף את תיבת הדואר הנכנס שלה על סמך המגיע מייד. לחלופין, אולי הבוס שלך יעדיף שתביא רשימה של פריטים ממתינים לפגישת הצ'ק-אין השבועית, ותוכל לענות על כל שאלה - ומיד לבדוק את האישורים - תוך כדי.
אבל גם אם אינך יכול לקבוע פיתרון מיידי, התראה של הבוס שלך ישירות תעזור לו או לה להבין שזה לא רק עניין של חוסר ארגון או תיבת דואר נכנס שעלה על גדותיה - זו בעיה שמשפיעה על התפוקה של כל הצוות. וזה יכול להיות שיחת ההשכמה שהבוס שלך צריך להבין פיתרון.
